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电算化模式与会计档案发展研究
Research on Accounting Computerization and Development of Accounting Archives

在会计数据处理中，和时间及会计科目的相关性较大。因此，在设计数据库时，
可以参照时间或科目因素来进行。
例如，各明细库，库名结构为“MX+会计一级科目+年月份”。这样设置库名，

就将科目代码与月份这些在会计信息中的关键数据有机地结合起来，从而减少了程序

设计工作量。例如，在账务处理中，首先将会计凭证输入凭证库中，然后计算机将自
动由凭证库登记明细账，进行科目汇总，登记在凭证库中，我们无法预先知道需要打
开哪些明细库。数据库名规范化后，在程序设计时可以利用凭证库中的会计科目编码

和用户输入的年月份，自动找到与之相关的明细库，使数据处理自动化，应用程序通

用化。为此，凭证库名均为 PZ+年月份，如 1999 年 1 月份的凭证库名为 PZ199901；
2 月份为 PZ199902。其他核算子系统中，凡是按月份设置的数据库，库名均与日期
相关。

数据库名与日期相关，具有较明显的优越性。凡是按月设置的数据库，同类库中

月份相连的两个库，必存在月末余额与月初结转的问题。在进行月末结转时，计算机
可根据库名的结构自动生成下一个月的新库，并将上月的月末余额作为下个月的月初
余额自动结转。

例如，在工资库中，可根据月份将上个月数据库包括的全部记录内容一同生成

当月工资库，在不进行工资调整的情况下，只需修改工资变动数据这样可避免重复
输入。
不仅数据库名可根据时间和会计科目进行设计，数据库中字段也可根据时间来

进行设计。如在整个会计信息系统中，只有总账文件是按年设置的，其库名可设为
ZZWJ+年份。登记总账时，是根据会计科目和月份填入对应字段的。因为每月登记一

次，所以数据库的字段名均与月份相关，这样计算机可根据明细库月份自动找到总账
文件的对应字段。

下面给出 Visual Fox Pro 下主要表结构。各表结构给出主要部分，其他设置可参
照有关资料进行。

1.科目文件设计
科目文件中的信息主要是涉及有关科目的名称、属性的全部信息，如科目代码、

科目名称、科目的上下级关系、科目所属的类型以及科目的特殊核算要求等。简单地
说，科目文件中包含的是整个企业的会计科目体系。

从组成及结构上看，会计科目体系是一个典型的树状结构。见图 3-1 所示。

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