Page 104 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

电子文件真实性的要素，以对这些要素加以记录和保护。而目前国际档案界已对内容
信息、结构信息和背景信息是构成电子文件的三要素形成共识。这就要求人们在判断
数字档案真实性时，除了验证其内容信息之外，还必须关注并且采用适当的方法手段
检验其结构信息和背景信息相关要素，这在一定程度上有了数字档案完整性保证的要

求，一旦数字档案结构状况要素的变化和背景信息要素的缺失影响到人们对数字档案
内容信息的完整识读和正确理解，其真实性的判断结果必然是否定的。
（二）维护数字档案真实性的主要管理措施
1.严格界定管理人员的职责权限

在数字档案文件的管理系统中，人是其中最为活跃的组成部分，人为操作起到了
支配作用，外界人员的侵扰固然会威胁到数字档案的真实性，但档案文件的形成、传
输、存储、利用等环节都离不开管理人员的操控，更多的失真情况往往出自内部管理
人员之手，因此，对内部管理人员进行严格的管控极其重要。

一方面，建立和完善管理人员资格审查制度，也就是要保证处于档案文件管理工
作岗位上的人员具备良好的思想品质、端正的工作态度、积极的专业精神和意识以及
较强的工作能力。对审查结果不合格的管理人员应当予以调离或者重新培训，对于审

查结果合格的管理人员应予以加强性培训以提高管理人员的整体综合素质，减少管理
操作失误或恶意破坏。
另一方面，建立健全权限管理制度，也就是要保证处于档案文件管理各个工作
环节中的人员能做好本环节的工作，并且做好与相邻环节的衔接工作，但不干涉相邻
环节及其他环节的工作。该项管理制度的建立健全必须以规范的各环节管理制度为前

提，只有当电子文件收集积累、鉴定检验、归档保存等环节的管理制度得以完善，才
能按照这些规范的制度科学地制定每位管理人员的职责管理范围和权限，通过一定的
技术手段监控管理人员正确行使权限，防止越权行为，从而维护数字档案的真实性。

2.超前介入电子文件管理系统的开发
“前端控制”是 InterPARES 项目提出的一条重要原则。传统档案管理的“中后
端控制”无法满足数字档案的真实性要求，“如果档案人员不积极介入文件的形成和
保管过程，文件将可能不存在，或至少可能不被鉴定、保存、编目和提供利用”。所

以，数字档案的真实性必须从“源头”进行维护，即要求档案人员必须具有前端控制
意识，要求档案部门在生成电子文件的电子文件管理系统的开发设计阶段就进行“干
预”，这种“干预”要求将文件档案的整个管理流程进行分析、重组，将需要提前
实施的管理环节（如著录、归档等）和管理要求（如归档范围、保管期限等）嵌入电

子文件管理系统之中，随着这些管理环节和管理要求的提前设置，文件档案的管理效
率得到提高，电子文件发生损坏和散失的可能性降低，即使出现差错，也可被扼杀在

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