Page 105 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

“摇篮”中。这种将数字档案真实性管理要求和规范标准设计入电子文件管理系统内
的“提前介入”，能够从“源头”保障数字档案信息安全，维护数字档案的真实性。
3.全程记录电子文件生命周期的各项操作
InterPARES 研究项目在提出“前端控制”原则的同时又提出了“跟踪记录”原
则。原因在于电子文件在形成后，其自身存在的状态会因载体转换和格式变化而不断

改变，若要确认其真实性就必须提供充分的证据来证明这些改变是规范合理的且在可
承受范围内的。
这就要求对电子文件生命周期内的各项操作进行全程记录，建立全程监控记录制

度，通过管理者手工登记和系统自动记录（如运用审计技术）生成相结合，将电子文
件整个生命周期内的所有活动情况保存下来，以这种全程活动情况的记录来证明电子
文件的真实性。对于全程记录的具体内容，国家标准《电子文件归档与管理规范》进
行了详细规定：“登录处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核

者、签发者等）；登录处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管
理者等）；登录处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）；登
录电子文件传递、交接过程中的其他标识。”

对于档案管理部门而言，电子文件生命周期是从电子文件形成到数字档案永久保
存或销毁的一个完整的生命过程，为对这一过程进行全程跟踪记录，有必要在电子文
件形成时建立一份“生命周期表”，将每个环节中操作的相关要素都登记在该份生命
周期表中，其中操作的相关要素可以包括文档标题、类型、操作者身份、操作起始和
结束时间、操作原因、操作内容、职责部门等，电子文件的形成环节需要经历系统设

计、文件起草、改稿、审稿、定稿等多个步骤，之后的鉴定、归档、保存和利用环节
也都具有相当的复杂性，这既要求进行自动记录的电子文件管理系统本身要设计规范
并得到妥善维护，又要求进行手工登记的管理者工作负责、考虑全面，一份原始准确

的“生命周期表”可以被视为电子文件生命过程的跟踪记录，可以用来证实电子文件
的真实性。
4.建立真实性的验证标准和认证体系
通过对电子文件整个生命周期内各项操作进行全程监控记录来维护电子文件/数

字档案的真实性离不开阶段性的真实性验证，只有经过真实性验证，监控记录才能证
明电子文件生命周期内操作是合法授权的，未影响电子文件真实性。
所谓真实性验证是指由指定人员或机构适时按照预先制定的验证标准对电子文
件/数字档案的真实性作出鉴定。传统档案文件的真实性验证通常发生在文件保管责

任者或保管责任机构发生变化之时，如文件向档案室归档、档案室文件向档案馆移交
之时，真实性验证的主体一般是由业务人员、文件管理人员和档案专家组成的鉴定小

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