Page 107 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

2.整体的完整
整体的完整是指围绕某一项社会活动所形成的所有电子文件的数量齐全，着眼于
电子文件之间的有机联系，要求将同一社会活动中形成的具有有机联系的所有电子文
件进行有序集合，完整客观地再现该项社会活动的总体面貌和全部过程。同一社会活

动中形成的电子文件可能存在于不同的信息系统环境，若忽视它们之间固有的有机联
系而进行归档保存，必然影响其价值实现甚至会成为档案管理工作中的“鸡肋”。
因此，要实现整体的完整必须通过一定的技术手段将这些具有有机联系的电子文
件集中起来，对于档案部门来说，这种整体层面上的“集中”既有“物理集中”又有

“逻辑集中”，“物理集中”主要借助存储载体来实现，灵活性有局限但安全性强；
“逻辑集中”借助逻辑关联来实现，一旦有需要时，系统就能够通过这种逻辑关联方
便快捷地将相关文件集中起来，但与前者相比有安全隐患。而进行这样的整体集中必
须遵循科学合理的制度，所以建立科学完善的电子文件积累与归档制度，是确保数字

档案整体完整的重要前提。
（二）数字档案完整性维护措施
1.建立电子文件的元数据规范

元数据是应对电子文件/数字档案完整性挑战的“主力军”，同时，电子文件/数
字档案的真实性和长期有效性维护也离不开元数据的运用，电子文件/数字档案管理
过程中每一个环节阶段都渗透着元数据，因此建立元数据规范，统一元数据标准已成
为档案界的研究重点之一。
1998 年中国文化部根据 DC 推出了“数字式中文全文文献通用格式”行业标准草

案，并已在网上图书馆项目中试用。该格式规定的元数据有十六项，其中 7 个内容项
目，4 个知识产权项目，4 个例示项目与 DC 元数据项目完全相同，只是新增了一项
记录控制号，它规定了文本、图像以及多媒体文献的元数据项目、格式结构、字段标

识符以及检索点的规范和定义，适用于各种类型文献的数字化处理。可见，中国图书
馆界对于大范围数字信息的元数据已有一定研究。
而中国档案界对电子文件元数据研究的序幕是由 2001 年国家社科基金项目《电
子文件和电子档案的真实性、完整性保证及其法律地位的认定》拉开的，最初阶段研

究和探讨的重心集中于元数据的定义、类型及其意义和重要性以及对其他国家电子文
件元数据研究情况的介绍。之后，中国学者对元数据的研究热情逐渐高涨，越来越多
的学者和专家开始介入电子文件元数据的标准研究。
2004 年《基于 XML 的电子文件管理元数据标准研究》项目获得了国家社科基金

的重点课题立项，标志着中国电子文件元数据标准研究进入了实质性阶段。2004 年 7
月、2005 年 10 月国家档案局先后两次对于 2002 年委托深圳市档案局起草编制的档案

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