Page 108 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

行业标准《电子文件元数据标准》草案进行评审，正式标准将在今年出台。
在元数据的实际应用方面，浙江省电力公司于 2003 年 9 月正式建成中国首个嵌
入式电子文件元数据系统，标志着中国电子文件元数据研究已从表格式定义向实际应
用转变。2007 年 3 月，《核电电子文件元数据标准》通过审查，并正式出台，成为中

国首个行业电子文件元数据标准。
2.制订电子文件的收集、积累与归档制度
完善的电子文件收集、积累与归档制度是保证电子文件/数字档案完整性的重要
前提，是电子文件管理系统设计和相关维护技术措施实施的基础。

（1）收集积累范围
电子文件的收集和积累范围从电子文件内容范围来看大体上与纸质文件相同，可
以根据电子文件的形成特点以及各部门的具体情况适当参照纸质文件收集积累范围的
相关规定；从其构成范围来看，凡列入收集积累范围的电子文件必须同时收存其元数

据，对于采用专用格式的电子文件，除收集积累其主文件外，还需要收存其生成、读
取所依赖的应用软件、处理工具等支持性文件。
（2）收集积累要求

参照国家标准《电子文件归档与管理规范》，电子文件收集、积累工作的基本要
求包括：
①电子文件的收集和积累工作应当由对文件性质内容及其相互关系相对熟悉的人
员来负责，如电子文件的形成者，而且要求负责人具有较高的收集积累意识，档案部
门应当指派人员进行监督指导和检验。

②电子文件的收集和积累工作应当在电子文件形成时就开始进行，并贯穿于电子
文件的整个处理过程。
③电子文件的收集和积累可以在网络系统中进行，也可脱机进行，因此，为防止

对所收集电子文件的异常改动，要采取一定的措施保证网络系统和存储载体的安全。
④电子文件的收集和积累需要进行一系列软件格式的转换，即将非通用软件格式
转换为通用软件格式，《规范》中指出文本文件以 XML、RTF、TXT 为通用格式，如
今 PDF 格式已通过 ISO 审批，也应进入此行列；图像文件以 JPEG、TIFF 为通用格式；

音频文件以 WAV、MP3 为通用格式，笔者认为 CDA 格式能够完整记录原声，也可作为
考虑对象；视频文件以 MPEG、AVI 为通用格式，笔者认为 MPEG 应当为首选格式。
⑤电子文件需要进行一系列“绑定”收集和积累，主要包括对于无法转换为通用
软件格式或转换之后会出现信息大量丢失的电子文件，应当将其专用软件与文件本身

进行绑定收存；将电子文件及其元数据绑定收存；将生成、运行软件的说明材料及系
统生成的与该电子文件有关的其他数据等与电子文件绑定收存。

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