Page 109 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

⑥进行电子文件登记记录，将所收集的电子文件的信息内容特征、形成状态特
征、载体、设备环境相关参数等登记在案，电子版本与电子文件绑定收存，纸质版本
同时集中收存。
（3）归档范围

电子文件归档范围的确定是制订电子文件收集、积累与归档制度的关键，对于
维护数字档案的齐全完整意义重大。电子文件归档范围略小于其收集积累范围，在总
体上可以参照国家关于纸质文件归档的有关规定确定。其中要特别突出元数据归档是
归档范围中的重要方面，即所有应归档的电子文件必须将其齐全规范的元数据一并归

档。为使元数据归档规范齐全，应当将完善的元数据标准融入归档制度。
（4）归档要求
电子文件的归档要求，如存储格式要求、元数据要求等很多已在其收集、积累要
求中反映出来。在此基础上，有些要求还需在电子文件归档制度中进一步强调。

①电子文件的归档工作要求电子文件形成管理机构和档案机构相互密切配合，双
方应合作将归档整个过程中可获得的必要说明信息进行收集和登记记录，并予以妥善
保存。

②电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两步进行，文件一旦在电子文件管理系
统中形成即可进行逻辑归档，实现文件形成机构与档案部门对其的信息共享；物理归
档是逻辑归档的必要延续，应定期进行，它与传统档案管理模式类似，可参照纸质文
件归档的相关规定执行。在目前仍执行双套归档的情况下，电子文件的物理归档应与
其相应的纸质文件的归档同时进行，并正确建立两者之间的参照关系，以便对两者进

行同步处理。
③电子文件归档采用的存储载体应尽量选择稳定性较强的介质，以具备防写功能
的光盘和磁带为优选，应选用专业厂商的高品质产品；载体或装具上应贴有标明载体

编号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等相关信息的标签，便于集中和
利用；存储载体应一式三套，分别用于封存保管、查询利用和异地备份。
④电子文件归档要科学合理地确定电子文件的密级和保管期限，可以参照关于
纸质文件密级和保管期限的有关国家规定进行划分和确定，因为要实现电子文件元数

据、机读目录、相关软件、相关说明材料等与电子文件本身的绑定归档，所以要确保
上述绑定部分与电子文件本身具有一致的密级和保管期限，并在相应的机读目录中反
映出来。
⑤为使电子文件归档移交和接收过程更为顺畅和规范，在移交前应当对电子文件

进行适当整理，可以参照行业标准《归档文件整理规则》的相关规定进行。例如，以
件为单位，保持文件之间的有机联系，按照年度—保管期限一机构（问题）或其他分

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