Page 117 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

三、数字档案管理的新路径

结合信息化时代信息技术发展的新趋势和新常态，在信息化时代进行数字档案的
管理工作，应当充分考虑到数字档案存储和应用的新情况、新需要，站在动态发展观
的视角上，探索全新路径解决数字档案管理问题的有效方法。建议从以下几个路径出

发，对数字档案管理工作进行创新。
（一）开通云储存平台
“云平台”是进入信息化时代后逐渐被人们认可和接受的数字资料存储的“新工
具”。利用“数据云”的概念，充分参考磁盘阵列等数字档案存储设备的高安全性、

高稳定性和高数字化优势，利用工作流引擎等技术的帮助，开通专门用于进行数字档
案存储管理工作的“云平台”，将会大大减少因为物理设备的自身原因给数字档案管
理工作带来不良影响的概率，有效提升数字档案管理工作的效率和效果。由于“云平
台”的登录和操作不受时间和空间局限，“云平台”的开通可以在真正意义上实现数

字档案的普及，真正意义上做到对数字档案的“全时管理”。
（二）创新数据读取路径
从数字档案应用管理工作的实际需要出发，兼容多种数字档案的读取方式，将能
够为数字档案的应用普及提供最大程度的便捷帮助。基于此，在开展数字档案管理工

作中，完全可以基于多元读取设备兼容操作的思路，依托于“云平台”的技术优势，
开通多元化的数字档案模糊读取路径，允许相关人员从自身所处的实际环境的客观情
况出发，选择最符合自己情况的数字档案读取路径，对数字档案需求进行“模糊处
理”，进而通过对数字档案搜索管理系统的管理升级，实现对数字档案应用管理活动

的逐级细化区分，并最终实现对数字档案读取需求的科学引流。
（三）对档案数据定期更新
从全面提升数字档案安全性的角度出发，只有对数字档案的内容进行及时备份
才能消除数字档案被篡改或者损毁的安全风险，只有对失效档案、错误档案等数字档

案进行及时清理，才能有效提高存储空间的利用效率。基于此，在开展数字档案管理
工作时，应当在启用相关存储设备之初，就预设定一个对存储超过一定时限的“僵尸
档案”进行定期更新、备份转存和痕迹清理的管理程序；一个定期升级防火墙的自保
护程序以及一个定期更换密钥的动态登录密码管理程序。这样三个程序的设定，能够

将数字档案管理工作中的人为影响因素降到最低，充分体现出数字化、安全化、信息
化、高效化的数字档案管理新思想，有效弱化了数字档案安全管理风险对数字档案管
理工作的不良影响。

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