Page 125 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

具有有序结构的档案信息库。这是数字档案室最明显的特征。“互联网+”时代正在
不断融合和颠覆传统产业，档案旧有的管理模式也遭到了质疑。在信息技术日益革新
的当下，电子文件的普遍和信息传播与处理方式的演变都在倒逼档案必须让存量纸质
载体数字化、新增电子文件归档化。因此，传统档案室向数字档案室的转型不可逆，

只有改变档案的管理和利用环境，适应社会大环境的新变化，中国档案事业才能跟上
新趋势，开创新形势。
2.网络共享化
自由快速传播电子信息的网络将组成数字档案室的办公环境，通过熟练运用网络

环境下的各种技术，档案工作的从业方和使用方皆可简单方便地知晓和得到丰富多样
的档案信息资源。不仅如此，传统档案室由于信息技术的限制很难与其他单位部门进
行业务上的沟通，工作环境相对闭塞，信息交流不够顺畅。而数字档案室通过局域网
可以动态搜寻分布于单位各处的信息资源并使之重新整合利用，使档案部门能够高效

迅速地与相关机构进行信息交流与协作。数字档案室还可以通过广域网与分布于不同
地方的其他档案室形成资源共享，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用。从这
一意义上来看，数字档案室可以说是一种无形的信息组织与利用环境。

3.知识管理化
在档案知识传播的过程中，知识的隐性化致使档案价值无法立即被用户掌握。利
用者在阅读档案的过程中掌握知识并重新组织成新的信息反映在新的文件中，其他的
用户再通过这份新的文件洞悉其中的隐性知识，如此周而复始，循环往复才使知识逐
渐显性化。因此，要想在组织中有效率地利用知识、共享知识必须使知识的流转率提

高，同时保证知识在传播、转移时不失真。数字档案室可谓是应运而生，通过信息数
字化和网络共享化，将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单
元的基础上有机组织并连接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的

提供向知识的提供转变。
（二）数字档案室建设内容
数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案
资源建设、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共

同参与实施。
第一，基础设施建设。在网络建设方面，应在本单位的网络环境下搭建适合数
字档案管理与服务的通信网络。该数据网络应设置内部网与外部网，内部网与单位的
局域网相连，其他部门工作人员根据自己相应的工作权限查询和阅览不同密级的档案

资料，外部网通常会建立单位档案网站，以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣
传，网站档案建设是档案信息化建设的重要步骤，它是档案部门联系社会的重要窗

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