Page 126 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

口。在硬件建设方面，应配置用于数字化的输入和输出设备、搭建网络的相关设备、
电子文件存储和编辑设备等，在其中要注意资金的量入为出，盲目的一次性资金投入
而不考虑接下来硬件设备的更新换代将有可能导致后续资金跟不上从而影响数字档案
室开展日常工作。

第二，应用系统建设。传统档案室针对档案原件采用计算机模拟传统手工工作
方式建立计算机辅助档案管理系统，设计思路停留在对纸质文件管理过程的环节模拟
上，并没有挑战传统档案管理理论。而在建立数字档案室的新系统时应充分考虑文档
管理一体化，将文件和档案管理的全流程当作一个系统进行通盘考虑，尤其要突出前

端控制的作用，使电子文件从形成开始就具有较高的质量，突破纸质文件管理环节分
工程序上的常规，将有关管理内容重组后遵循文件生命周期理论嵌入到应用系统的程
序中。另外，选择的操作系统平台不仅要安全稳定，还要同时考虑有业务关系的档案
馆系统的兼容性。

第三，数字档案资源建设。就信息化内容而言，档案数字资源一般包括档案目录
的数据库和全文的数据库。目前来看，建设的难点和重点主要集中在后者，在数字化
的过程中暴露出了许多问题，如信息数字化的技术还不成熟且不经济，数字化对象过

多但人手不足等。另外，值得一提的是电子文件的挂接，一定要确保档案数字化后目
录与内容相匹配，否则一旦失误再想返工就会陷入档案信息的汪洋大海中，很难在短
时间内修补差错。因此必须从源头出发，在数字化工作过程中扫描人员和录入人员就
要注意多核对档号和文件题名，而管理人员在验收复审的环节也要特别注意，防止由
于员工的粗心导致电子文件挂接出现问题。

第四，保障体系建设。无规矩不成方圆，制度的完善是数字档案室建设的保障。
传统档案室向数字档案室的转变促使原先诸多档案室的制度不再适用。由于电子文件
与纸质文件一样成为档案的主要信息资源，首当其冲的就是单位档案管理层必须根据

国家有关部门颁布的相关标准细化和规范电子文件的归档和管理，特别是进一步加强
与之配套的元数据、数据存储格式、电子文件保管期限等一系列标准。其次，数字
档案室离不开通信网络和信息设备的支撑，因此网络架构的标准化，通信器材的有效
维护也需要档案部门制定相关制度予以规范。最后，良好的人力资源建设制度必不可

少，只有通过多方引进高素质人才，深入挖掘内部员工潜力，逐步形成健康稳定的人
才梯队，数字档案室才能长期合理运转。

二、数字档案室建设存在的主要问题

（一）档案管理系统与办公自动化系统融合不深
一种情况是数字档案室还没有彻底淘汰传统档案工作的管理系统。这种基于电脑

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