Page 127 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

模拟手工工作方式而建立的计算机辅助档案管理系统，在档案室自成一体，没有与整
个行政和业务部门的文件管理系统相通，单纯是为了优化纸质档案管理流程，达到工
作效率提高，工作标准规范，工作质量上升的目的，管理对象仅仅是电子目录、档案
图像的扫描件等。在检索方面，可对电子档案目录实现多种途径的检索，相比手工检

索，在搜索速度、准确率以及检全率方面更有优势；在编目方面，可对电子档案目录
的字体和格式进行多样化的编辑和整理；在统计方面，可对电子档案的内容和利用情
况进行不同主题不同方式的统计。但总体而言，计算机辅助档案管理系统无法有效满
足当今使用者各种层次的工作需求。

另一种情况是虽然数字档案室的档案管理系统与文件管理系统在设计之初时要求
体现全程管理，但在实际运行后却发现并未实现真正的一体化。档案工作人员并没有
通过档案信息系统过早地介入文件特别是电子文件产生的源头，这说明档案管理系统
设计的功能与实际工作的需要还存在相当大的差距。另外有些部门把档案信息系统与

办公管理系统合二为一，设计成一个统一的电子文件管理系统，初衷非常好，但是在
系统模块的设计上过于看重现行文件的管理，对电子文件如何归档和归档后如何后续
管理等操作环节上没有进行深入的考虑，造成系统在档案处理环节上功能太少，无法

进行合理有效的档案管理工作。
（二）档案管理系统与电子政务系统联系不紧
档案是行政工作的工具之一，具有资质的作用，通过对大量档案的利用和分析，
有助于政府机关对关乎人民利益的政策方案做出正确的判断。因此机关数字档案室与
电子政务有着天然的联系，两者应紧密相融，进一步提高行政决策的科学性，然而目

前机关数字档案室的电子档案管理系统与电子政务系统普遍没有融合成一体。在系统
设计上，电子政务系统以本机关单位业务为核心，围绕文件的流程管理进行设计，突
出了办公操作的便利性，而电子档案管理系统根据相关信息资源管理标准制定，更加

注重系统的规范性和安全性，两者的技术标准、系统环境、设计理念皆自成一体，很
难实现有效对接，拖累了政府信息化服务的效率。其中分为以下两种情况：一是在电
子政务系统设计之初就没有考虑电子档案管理系统子模块，导致后期机关数字档案室
建设时新上线的档案管理系统无法与之合并，成为两个平行管理系统，无法有效进行

信息资源的整合和利用。电子政务系统产生的电子文件与归档标准不统一，无法直接
归档，需要重新进行人工二次转换，无形之中还造成资源的浪费。二是电子政务系统
含有文件归档模块，但是与档案管理系统的归档功能和要求并不一致，无法兼容，只
能成为无用的摆设。

（三）档案信息资源数字化不足
在数字档案室建设的初期阶段，各机关企业基本都是把重心放在网络环境的搭建

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