Page 128 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

和软硬件设施的采购上，这种建设思路原本没错，传统档案室的办公设备和管理系统
已经无法支撑档案信息化的需要，必须淘汰并更新换代。但是在数字档案室逐渐发展
的过程当中，许多在建单位依旧贯彻偏重基础设施建设的方针，甚至简单地认为数字
档案室的建设仅仅就是花钱重新购置一批最新的计算机外加一套电子文件归档系统，

这种认识是不全面的。数字档案室的建设必须重视数字档案信息内容的积累，只有软
硬件的堆砌，却没有可利用的数字化信息，犹如无根之水，无本之木，不过是华丽的
空架子，有形无实，徒有其表。然而就整体而言，“各级档案室的现存档案，目前大
多还是传统载体而非数字形态”。无论是室藏存量档案的数字化工作还是增量电子档

案的归档情况都不尽如人意，还需要加快档案资源数字化进展速度。究其原因：首先
是室藏传统档案不仅数量多，而且种类繁复，数字化工程浩大。尤其是机关档案室，
许多档案卷宗因为工作上的需要或者是内容保密都没有及时移交给档案馆，导致档案
数量不断积累，文字内容浩瀚如海。另外档案种类涉及多个部门，不仅有文书、人事

档案，还牵涉科技档案，载体形式不仅有传统纸质档案，还包括照片、磁带等音像档
案，数字化难度加剧。以上种种使得档案部门领导和工作人员都对数字化工作没有信
心，从心理上产生了畏难的工作情绪。其次是数字化工作缺少人员和资金上的支持。

出于事业编制和企业效益的双重考虑，档案部门的工作人数往往不会很多，员工在完
成自身工作任务的同时很难有额外的精力去兼顾档案数字化的任务，因此需要安排充
裕的时间，从单位其他部门抽调人手，分阶段逐个重点攻破；也可以从部门年度预算
中申请专项资金，通过招标竞聘的方式与档案外包公司合作，由外包工作人员进行专
门数字化处理。由于档案室在单位长期的从属地位，领导在资源的分配上总是习惯性

忽视档案部门的利益，现实情况往往是既没有可调配的人支援也不会有多余的资金支
持，档案信息数字化的开展步履艰难。最后是电子归档制度的不规范。由于各机关单
位办公自动化的普及，目前绝大多数的新增纸质文件都有相应的电子版，但是许多数

字档案室在归档方式上还是延续旧有的工作习惯，并没有意识到这一点，依旧只进行
纸质档案的保存而忽视了文件管理流程中前端控制的重要性，往往导致电子文件在没
有成为档案之前就已经消失无踪，需要被再次数字化，造成了时间和精力上的无端
浪费。

（四）档案信息资源利用不多
在谈到中国数字档案室建设现状时，国家档案局档案馆（室）业务指导司司长孙
钢曾经指出，“数字档案资源的利用尚停留在基于目录的简单查询共享阶段，缺乏综
合数据挖掘和深度整合”。一方面，数字档案室的信息数据库内容还不够充实，可利

用的电子档案资源比较欠缺。其中固然有室藏档案数字化不足以及电子档案没有及时
归档的问题，但也决不能忽视涉密档案这个因素。在倡导政府信息合理公开的新环境

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