Page 129 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

下，涉密档案常年累积，数量节节攀升，却无法开通获取的渠道，妨碍了当代社会民
众对档案信息的有效利用。由于档案安全保管的传统思维深入人心，档案工作者都对
涉密档案是否要解密清理深感困惑和疑虑，唯恐稍有不慎就会发生档案泄密的工作失
误，致使涉密档案的开放途径难以规划，错失了开辟档案信息利用的新领域。另一方

面，数字档案室的信息资源过度分散，无法形成有效整合。特别是同一系统的机关档
案室，档案资源都零落分布在中央、省、市、县等各行政级别的档案室库房里，一旦
想要利用某一内容的档案，很难彻底地把这些相关主题的信息资源集中统一起来。电
子文件和多媒体档案的出现更是加剧了这种信息无序的现象，电子文件不仅保存在数

字档案室中，还分散在各科室部门，现今的文件管理模式很难做到对电子文件的完全
控制；多媒体档案的载体形式不一，同一内容的档案由于相异的存储介质可能分别存
放在不同的媒体数据库里。另外，从员工自身的角度出发，在档案资源的利用观念上
虽然已摆脱重收藏轻应用的陈腐思想，但数字档案室的服务方式离使用者的要求还有

不小的差距，没有充分认识到数据集成的重要意义，鲜少使用电子档案管理系统中的
统计分析和数据挖掘的功能。最后，在数字档案室环境下，档案信息检索平台是用户
利用档案的主要方式，但检索平台的设计更多的是从管理员的角度考虑，显得不够人

性化。界面过于复杂花哨，检索功能却过于单一，用户往往由于不熟悉使用规则显得
无所适从，影响了服务体验的效果。

三、数字档案室建设的对策

（一）实现文档全程一体化

电子文件已成为办公与归档文件的主流形态，文件生命周期理论在当今依然适
用，档案管理人员只有在电子文件的设计和形成以及维护三个环节做到时刻关注并全
程管理，才能在真正意义上确保电子文件在连续运动的各个过程中都能被有效控制。

因此数字档案室的档案信息管理系统应该与办公文件管理系统高度融合，实现文件到
档案的全程一体化信息管理。并且为了保证电子文件在部门整体运行的管理系统中始
终真实安全，未被人为篡改，并能在流转的过程中及时完整的归档，文档一体化管理
系统在设计之初就需突出前端控制的功能，使档案员工能够及时在电子文件的初期进

行适当的干预。现实情况是，政企部门大多分开购买办公自动化管理系统以及档案信
息管理系统，这样就导致两者系统很难有效兼容，更奢谈完美融合。因此当地政府信
息部门与档案部门应联合成立项目协调小组，在全面调研的基础上，由政府牵头，集
结各方面优势资源，委托相关公司统一开发并积极向社会各界推广一套政府办公和企

业办事皆适用的办公自动化管理系统，在系统当中合理嵌入档案管理的功能模块，实
现文档全程一体化以及前端控制。由于政府倡导的管理系统具有政策补贴的优势，因

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