Page 130 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

此各企事业单位不仅能够以低于市场价格使用标准通用的电子文件管理系统，还能实
现行政、业务部门与数字档案室在系统上的有效契合，在优化办公系统环境的同时，
也为数字档案室提供了相对应的管理系统。
（二）加快机关档案与电子政务的系统对接
在机关单位中，因为各系统在设计之初时缺乏宏观视野和整体规划，使得系统之

间难以进行信息畅通的交流与便利的共享。电子政务系统往往与档案管理系统泾渭分
明、互不交融，导致政务信息无法及时有效地归档，大大地降低了工作办事的效率。
机关档案部门必须活用地方相关政策，积极争取将数字档案室的建设纳入到电子政务

的规划中，在电子政务的信息系统设计中合理融入档案管理的功能并充分参考数字
档案文件的每项系统要求以及格式标准，实现电子公文信息与数字档案的有效转化，
从而在真正意义上打破各信息系统间的隔阂，方便快捷地保存归档。同时档案从业人
员作为知识工作者，可以充分发挥档案信息资源的潜能，为电子政务工作提供咨询、

培训、分析以及决策等相关信息服务，逐渐树立一体化电子政务的服务理念。具体来
看，数字档案室可以借助电子政务快速发展的契机，搭上电子政务资源丰富的顺风
车，在电子政务的构建中逐渐完善融合。首先电子政务的网络是政府部门专用，安全

高、重保密、速度快、服务好，数字档案室完全可以借助政务网搭建自己的平台和系
统。其次，电子政务采购的网络硬件与软件在级别上均属一流，无论是网络服务器、
路由器还是防火墙和杀毒软件都质量可靠，数字档案室可利用。最后，电子政务每年
都会划拨专项资金，数字档案室如果能够作为电子政务信息化的组成部分，就可以符
合资格享有专款的支配权，可大大加快档案室信息化建设的进程。

（三）丰富数字化档案信息资源
档案信息资源的建设是数字档案室今后发展的重中之重，“要以接收原生电子档
案为重点，实施‘增量电子化，存量数字化’的资源增长战略”。一方面，相比档案

馆，虽然不少档案室由于定期向档案馆移交档案资料，档案存量数字化的任务没有那
么重，但是由于在人员、资金等方面处处受到掣肘，无法像国家档案馆和专业档案馆
一样得到各级政府部门的有力支持，档案室存量资源的数字化形势反而比较严峻。档
案室对于室藏档案的数字化一定要有清醒的认识，在各种资源明显不足的情况下，不

能好高骛远，强行全盘数字化；也不能事先不做调查，不列计划，随意进行数字化。
因此对于数字化工作，档案室一定要从大局着想，通盘考虑，做到有的放矢，突出重
点。首先要着重考虑利用率高、实用价值大的档案，档案室的日常工作主要是服务
本单位，所以对于公司、机关有重大现实帮助的或者经常需要使用的档案应优先给予

数字化，这样可以明显提高档案部门的工作效率，也同时方便了其他员工的借阅和复
制。例如住房保障和房屋管理局、公积金管理中心、社区服务中心等行政管理部门应

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