Page 131 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

始终以服务百姓为首要目标，要把与人民群众利益休戚相关的民生档案重点数字化，
方便社会公众的信息利用。另一方面，对于一些永久性档案，由于存放时间过长或者
是疏于防护，已造成档案实体不同程度的破损。类似这种情况也急需数字化。如此一
来，既能切实有效地保护档案原件，又能随时随地地通过电子版利用档案。另外档案
室还承担着增量电子文件归档的主要任务，这是今后数字化工作的重点。原生电子档

案主要形成于各企事业及机关单位，因此数字档案室必须在“文档一体化”的管理模
式上狠下功夫，使办公自动化与文书归档在业务流程和电子系统中都能完美契合，融
为一体，并且还要加紧制定电子文件管理的相关制度，力争在收集、鉴定、接收、保

管、利用等各个环节能够规范有序，做到及时有效的归档电子文件。
（四）整合利用档案信息资源
档案信息资源的开发首先应设法拓宽新的档案利用范围，随着《中华人民共和
国保守国家秘密法实施条例》及《国家秘密定密管理暂行规定》的相继出台，数字档
案室的涉密档案作为历年档案工作者皆不敢触碰的禁区，应该根据上述的法律法规制

定相应的细则规定并予以解禁清理，为档案信息资源的扩展开辟出新天地。其次要重
新整合信息资源，使档案利用更加高效方便，特别是数字档案室电子档案数据库的建
设可以有效聚拢分散在各处的档案信息资源，在其中可以根据数字化的进程，分层次

按步骤相继设立档案目录数据库、档案全文数据库以及多媒体档案数据库，随着数据
库内容的不断丰富，将极大地缩短使用者搜索档案的时间，也可以借此进一步优化室
藏档案的结构。最后是在档案数字化的背景下逐步探索出信息资源利用的新模式，在
档案管理系统和数字档案室网站查阅和下载电子文件已不能满足人们多样化的档案需
求，通过系统和网站收集归纳、分析利用者的行为方式，可以深度挖掘背后隐藏的潜

在信息，为接下来电子文件的编研提供宝贵的参考依据。另外，凭借档案利用者的行
为数据，特别是用户在档案信息搜索平台上的操作，可以洞察使用者的心理感受和行
为偏好，借此能深入发现档案搜索引擎的不足之处，并在不断完善系统算法以及设计

模式下引导用户正确合理地掌握搜索技巧，提高档案信息资源利用的效率。

• 117 •