Page 135 - 档案管理模式理论与发展创新

第六章 医院档案管理基础

二、机关档案馆的档案整理工作

档案馆的档案整理工作是由档案归档来进行的。单位在工作过程中所产生的具有
一定的保存性的档案资料，应经机关的文秘部门或业务单位将其立好，并定期送交档

案馆进行集中保管，此工作叫做“归档”。
立卷归档是文秘与档案工作的有机结合，是文秘工作的终结，也是档案工作的开
端，一旦立卷归档，档案就会转变成档案。
（一）存档的重要性

1.档案归档是为机关工作研究和利用提供便利的需求
机关工作是不断发展的，要解决目前的工作，就必须对以前的档案进行研究；为
了以后的工作，他会一直研究现有的文档以提高工作的效率。因此，档案既能传达办

事意图，又能指导和处理现有工作，对于研究、制定政策、处理事务，都有很大的借
鉴意义。要做到这一点，就必须将各部门所形成的档案按照规定进行分类、归档、集
中保管，以便研究和使用。
2.文件存档是保证文件完整和完整的必要条件

各类文档资料都是在各个时期形成的，因此它们各自独立。由于档案资料的单
一，若不将其整理成档案，极易遗失，不仅影响档案的安全性，也影响档案的日后查
询，而且会造成档案损坏。所以，对已完成的档案进行及时的立卷和归档是非常有必

要的。
3.档案归档是机关档案馆搜集资料的根本方法
根据相关法规，机关档案部门对档案进行集中管理，对具有长期使用价值的档

案，必须按时交回档案室。档案是从档案中转换出来的，而档案则散布在各机关的不
同部门。为了实现对档案的集中、统一管理，机关档案部门要做好档案的收集工作。
最好的收集方式是从文秘处收到档案，并集中保存。

目前，中国各级档案馆和机关档案室的档案整理、鉴定、管理、使用、统计工
作均以档案为单位，由各单位的文书、业务部门将档案资料编成档案，向档案部门移
交，大大便利了档案的搜集工作。
归档制度的内容、范围、时间、地点以及立卷归档的要求，是归档系统的具体

内容。
（二）档案管理机构在文档形成和归档方面的角色
《机关档案工作业务建设规范》指出：“收集、整理、立卷、存档、归档，是机

关档案工作的根本任务。”全面发挥档案室指导文件形成、协助文书部门组织归档的
功能，是搞好档案馆的档案收集工作的一项重要内容。

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