Page 137 - 档案管理模式理论与发展创新

第六章 医院档案管理基础

（二）整理档案工作的基本原则
归档工作总体上应该遵守三个基本原则。
1.尊重和维持档案的基本性质，并使其具有历史上的关联性
文件是最早的历史记录。在形成的过程中，这些原始的记录有着紧密的历史关
联。在构建档案实体秩序的过程中，整理工作应充分尊重和保持其基本属性。保存档

案文献内在的历史关联，使其在有形有序的状态下得以体现。这既是档案整理工作的
基本原则，又是整个宗门思想对其进行整理的需要。
档案文献间的历史关联，有时被称作“内在联系”或者“有机联系”，它反映了

档案文献生成与加工过程中的内在关联。它既是档案的真实存在，又是档案的产生、
处理、功能价值的体现，它能真实地反映档案的产生、处理、使用、价值的真实过程
状态与规律。在档案整理过程中，尽可能地尊重和维护档案间的历史关联，在档案的
有形有序状态下，才能最大程度地体现档案的本质属性，从而使档案真正发挥其最初

的意义和功能。
档案文件的历史关联主要表现为：来源、内容、时间和形式。“源”通常是指构
成“文档”的社会主体（单位、个人）。不同的文献资料，反映了不同的社会组织的

历史活动，以及它们之间的联系。内容通常是关于档案中的事项或事项。解决同一问
题和处理同一事务所产生的档案文件，是密不可分的。由于一切社会活动都是在一定
时期内发生的，因此，人们对它的关注和维护，常常能够维持和反映出社会活动的阶
段性的完整性和真实性。形式通常是指档案的存在和表现形式，如文献类型、载体材
料、记录方法等。不同的文件具有不同的职能，能够担负各种职能，反映出某些特殊

的工作关系，如请示、批复、凭证、账簿、报表等，具有不同的职能，同时也反映了
某种特殊的工作关系和工作流程。
档案类型极为繁杂，不同的档案资料在整理过程中，对它们之间的历史关系有不

同的规定。而档案整理作为档案实体秩序的建构，其整理方式和实物秩序状况也是独
一无二的、确定性的。在整理相同的档案对象时，不可能同时保留以上所有的历史关
系。这就要求在档案整理工作中，要全面、全面地考虑和确定与历史相关的问题，以
适应不同的形式和要求。

2.便利的保存和使用
整理工作是档案管理工作的核心和基础，它必须符合简明、方便、有效的管理原
则，以便于管理和使用。在尊重档案本质特征的基础上，尽可能地采取简单、高效的
方式，以便于保管和利用档案的特点。一般来说，只要按照整个宗门的原则来进行分

类，基本上就能达到两个基本的条件。但是，在一些特定的条件下，两者又会产生冲
突。要做到这一点，就要根据实际情况，具体分析，正确掌握它们的使用范围，而不

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