Page 145 - 档案管理模式理论与发展创新

第六章 医院档案管理基础

第三节 档案保管

一、档案保管概况

“保管”是一种广义的、狭义的文件。从广义上讲，是管理。比如，有人说，一
个档案馆所保存的档案，就是这个档案库所拥有的档案；狭义的“保管”是档案管理
的八大基本要素，也就是对已经归档、存放在仓库和柜子里的档案的日常维护和保护
管理。这一章中的档案管理，明显地是指对档案的日常维护、维护管理。

档案管理工作的首要任务有二：一是保持档案的有序化，保持档案的储存与利
用；二是对档案的物理性质进行保护，使其保存、使用时不会受到人为或自然因素的
破坏，并尽可能地延长其“自然寿命”。这两个任务都是档案管理工作的基础。因为

档案实体的保护需要一套特殊的、自然科学的技术手段，因此，档案保护技术是档案
学的一门专业学科。所以，这部分的文件保存：工作主要是保持文件的有序性。关于
文件实体的保护，仅介绍了一般的方法和一般的管理措施和问题，并没有涉及这些特
殊的、自然的科学的技术和方法。

“维护秩序”和“保护实体”是中国档案管理工作的重要内容之一。而物理化学
特征好的档案实体和有条不紊的状态，则是整个档案工作的根本目标和依据。如果没
有这个目标和依据，或者这个目标和基本状况不好，那么，整个文件的管理就会变得

无从谈起，或者不能达到很好的结果。因此，档案的保存是档案管理工作中的一个基
本环节。

二、档案管理的物质条件

档案管理工作的一个显著特征就是要在一定的物质基础上才能开展。档案管理的
物质条件是档案管理人员所需要的各种物资设备的统称。

（一）存放处
仓库就是储存文件的地方（大楼）。档案仓库必须满足专业的文件保存需求。但
由于资金等原因，不同的档案馆在库房的布局上也存在着差异。档案馆要按照《档案
馆建筑设计规范》的规定，尽可能地建设档案馆。同时，档案室在建设和使用方面，

也要尽可能地与《档案馆建筑设计规范》相适应。如果不能满足这些条件，还应注意
以下几点：①仓库要有专门用途，不得与办公室共用，不得同时放置其它物件；②档
案室必须牢固，最起码应该是正常的，而不是临时性的；③仓库必须远离火源、水源

和污染源，并满足防火、防水、防潮、防光等基本条件。所以，不能作为文件仓库，
而普通的地下室也不能作为文件仓库。仓库的门窗要具有良好的密封性能。

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