Page 149 - 档案管理模式理论与发展创新

第六章 医院档案管理基础

编号是按照建筑的编号（几个仓库、几栋楼）来进行编号，然后是楼层号和房间号。
编码的方式通常是以阿拉伯数字为顺序，按照一定的顺序进行编号。大楼编号还可以
加上方位标志，或者直接用“东 x 楼”“xx 楼”等名称。存库数量较少的档案或档
案，也可以不编制档案编号；仓库中的设备编号通常是以仓库或仓库为单位进行的，

每个单位的设备都是按照一定的方向和顺序排列的，柜架号、格层号（箱号），其编
号通常是阿拉伯号；在仓库内，装具的排泄方式要考虑到便于管理、充分利用仓库空
间等因素。通常不应紧贴墙面，特别是靠窗的墙面。各排装置的方向必须垂直于窗口
所处的墙，以避开室外的阳光。每行间距不能太宽，也不能太窄，通常情况下，工作

人员可以正常工作。
（五）文件在设备中的存储方法
文件的储存方法分为垂直放置和水平放置。在垂直放置时，卷轴背面朝向外，工
作人员可以直接看见卷脊上的排档编号，更便于调整和还卷。所以，大部分的档案单

位都采取了垂直的方法。与垂直放置相比，放置文件更加有利于保存，而且空间利用
率略高。但是它的缺点是不便于访问，并且需要在每一叠中都用一张纸或者一张卡片
来标示它的起始卷号。此法主要适用于保存珍贵文件和卷皮质软、卷面大、不宜竖放

的卷宗。使用此方法时，要对堆叠的高度进行恰当的控制。
（六）保存和管理文件存储次序
档案在仓库和设备中的储存顺序，实质上是对档案的管理秩序，也就是对档案的
实体管理秩序的具体表现。所以，保持档案的有形有序，就是对档案的日常维护与管
理。保存文件的有序保存是一个非常特殊而又非常重要的工作，要做到非常仔细，尽

可能地防止在保管过程中出现混乱。

四、档案在使用中的保存与保存

在档案管理实践中，档案管理工作有两个基本内容：一是档案管理；二是对档案
利用的维护和保存。因为档案并不是永久地储存在仓库和设备中，而是处于一种动静
交替的状态。档案利用是导致档案动态变化的根源。所以，在档案利用的过程中，必
须既要实现“维护秩序”和“保护实体”两个功能。

档案使用的理由虽多，但大致可以归纳为两种情形：①社会对档案内容资讯的利
用，也就是档案资料的供给与利用；②为管理和发展的需要，档案馆利用档案的实体
和内容资料。例如，整理、鉴定、编制检索工具、缩微复制、编辑研究等。无论是在
社会上的应用，还是在内部的开发利用中，都要确保档案的有序、物理性特征的完整

性。在使用或使用期间，不得破坏其物理性质和物理特性。这就要求我们在使用档案
时，要注意做好档案的保存和保存。

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