Page 150 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

与档案保管相比，档案利用中的维护和保存工作，其动态、复杂性、综合性较
强，所采用的方法和需要注意的问题也是多方面的。要搞好这项工作，必须从两个方
面着手：一是要建立健全的管理体系，在工作中严格贯彻；二是运用科学、高效、科
学的管理手段，对维修和保护进行了认真、仔细的工作。
（一）档案使用过程中的维护与保护制度

在档案使用期间，档案维护与保护的所有基础问题与档案的维护与保护有关。一
般应当包含下列两个部分。
1.档案的登记和移交制度

不管是出于什么原因，档案的归档和移交都要严格地进行记录和移交。比如，档
案的出库登记，档案移交时的登记、交接、签收手续，都要严格、清楚、细致，责任
明确。
2.管理和约束文件利用行为的制度

该系统应当研究档案利用的方式和手段，以及如何避免出现的不良现象。例如，
用户在使用过程中不得吸烟、饮水、进食、在文件上划划、涂抹、撕裂、切割等破坏
性的操作，使用者应严格确保文件的完整。应当对损坏的物品进行严厉的处罚；在仓

库以外的地方，文件不得长期铺展于书桌上，并将其存放于专门的橱柜内，并将其锁
在指定的场所（办公室、阅览室等）；各使用者不得在未经许可的情况下，擅自交
换和阅读自己使用的文件；使用者不得擅自拍照、抄录、复印；经批准的照片、复印
等，在不损害文件的物理特性的前提下；每批档案的使用次数、档案的使用期限也应
该是有限度的。

（二）档案使用过程中的维护与保护方法
除了上述各项规定之外，档案人员应当采取各种实际、有效的方式来维护和保存
档案，并注意解决某些特殊问题。这些方法和问题有以下几点。

1.搜集有用的信息
要扩大档案收集的范围，必须对档案人员进行专门的训练，并运用所学的档案知
识，对档案的内容进行采集和鉴定，剔除其糟粕，剔除其精华，删除不必要的文档，
以确保档案的质量，并避免遗失。

2.创建文件的索引
在电脑普遍应用的情况下，利用现代设备进行电脑资料录入、查询、统计、借阅
档案等工作，可以有效地改善传统的人工工作，提高工作效率，减少工作失误，为单
位档案室以后能更加安全平稳地运行打好良好基础。

3.科学的标准储藏
要按照各部门的具体情况，将其归类，定期进行维修，对超期和无用的文件及时

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