Page 155 - 档案管理模式理论与发展创新

第六章 医院档案管理基础

①有立卷类目，方便日常整理，避免积压。每一条条款都像是影院里的座椅，一
到就能“对号入座”，放进相关的文件中，不会出现杂乱、积压的现象。
②建立起卷类目，便于机关日常工作中查阅档案。完成文档后，按照类别分类，
进行分类、分类，保存、统计、查找、利用。一旦换了人，新来的人就会更好的适

应，不会因为这件事而影响到他们的工作。
③建立起卷类目，方便日常分类，并为年底立卷奠定了很好的基础，可以极大地
提高卷子的工作效率和工作质量。
（2）为当前的立卷类编写工作做好准备

为确保立卷类目的质量与实际工作要求一致，在编审前，应当对有关情况和资料
进行研究。
①查阅有关机关工作活动的章程、规章、细则，研究和掌握机关的性质、职权范
围、机构设置和职责。

②对机关文秘工作的组织方式、文书工作的运行状况进行了调查。
③查阅近几年来的立卷目录、收发、工作方案和小结，了解过去几年单位的工作
活动和档案的形成。请参考今年的工作日程，了解今年的工作任务，并对今年可能出

现的文档进行分析和预测。
④掌握各种档案资料的存档时间。
2.通常情况下的文件
立卷分类完成后，要为立卷分类中的各项条款留出一定的空间，并将已处理的文
件按规定分类，使立卷工作成为日常工作，为年底立卷归档做好铺垫。日常立卷工作

是一项很重要的工作，它不但为正式立卷奠定了坚实的基础，同时也便于日常档案的
集中保存，避免丢失，更便于日常查阅和使用。
在一般的归档工作中，有时会出现把一份归于 A 条款还可以，归于 B 条款也可

以。一方面，要按照文献资料的生成规律，尽量保留文献间的历史关联，进行筛选；
另外，可以用一张空白的“互见卡”，将文号、时间、存档条款等内容都写在纸上，
而“互见卡”则置于“B 条款”中，供日常查阅和使用。在通常的归卷工作中，如果
发现一种文档没有属于某一条款，则表明在编制立卷类别时未考虑到这种文档的形

成，应按照这种实际情况对卷类目进行适当的修改和补充。
3.呼叫
凡是分类好的文件，都要能随时调出来，以便为单位的各种工作所用。
4.卷轴

对已处理的档案资料，按其内在的关系和形成的规律，按件数构成档案。立卷在
档案管理中起着举足轻重的作用。

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