Page 156 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

5.存档
在完成对档案进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列有序的工作
后，按照有关的制度，由各部门的档案部门进行集中保管。
（三）管理大会文件
会议是人们在社交活动中产生的一种相互影响的形式。随着社会的发展，信息的

快速增长，会议的形式也日益受到关注。今天，开会已经成为各级领导机关和企事业
单位工作的重要手段。由于机关和企事业单位经常采用会议的方式进行工作，因此，
会议文件也就多了起来。由于会议在工作中扮演着举足轻重的角色，所以，会议文件

也就成了各个部门的文件资料中不可或缺的一部分。
1.会议文件的组成
从筹备、开会、到整个会议的整个过程，直至最后，就相关问题做出决议，并
形成书面文件，都是一套互相关联的工作步骤。在这一进程的各个阶段，为了满足会

议的需求而产生了相应的文件，而在各个阶段所形成的各类文件就构成了会议文件系
统。具体内容有：在筹备阶段所制定的会议日程以及为会议所讨论的议题所准备的文
件；会议进程中的活动工具，如会议纪要、会议简报等；会议所产生的正式会议文

件，包括会议记录、决议、总结等，以反映会议结果。
2.收集会议文件和信息
会议档案材料的收集和整理，是指在会议结束后，秘书对会议中所用的一些文档
和文档进行收集、整理、整理。
（1）会议文件所需收集的范围

①有利于开会时的指示和答复。
②提交大会通过的文件，如工作计划、报告、预算、行政决算和各种会议的决
议等。

③会议所用的文件，如开幕词、闭幕词、领导人讲话、大会发言材料（包含有代
表性的经验陈述和专题报告）、总结报告等。
④会议的参考书，如调查报告、可行性分析、统计报告、技术图纸或图表。
⑤会议管理文件，如会议通知、日程安排表、会议通知、保密规定、会议主席团

名单、委员会名单、与会人员名单、票证、签到本等。
⑥会议纪要，简报。
⑦会议宣传文件，如会议精神、主题或决定等文件材料，包括会议记录、决议、
新闻报道等。

⑧照片，录音，视频等会议资料。

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