Page 157 - 档案管理模式理论与发展创新

第六章 医院档案管理基础

（2）会议资料的收集
①把所有参加会议的人都召集起来。
②收集会议领导人、召集人和演讲者的资料。
③收集会议相关人员的档案，如会议记录、文书起草等。

（3）会议资料的收集
①对于一般的小规模的内部会议，因为出席的人不多，而且人员也比较熟悉，可
以在会议结束后，由主持会议的领导提出请求，并让他们把要归还的文件交出来。还
可以让秘书在会场入口处随时搜集。

②对个人收到会议资料后，没有按时参加或提早离会的，要及时对其进行单独的
劝退。
③对于大中型会议的档案，应当事先发出档案清退目录，由各参会人员自行整
理，然后由各召集人整理后，送至大会秘书处。

④对会议工作人员的档案进行收集，可以采用发放档案收集表或目录等方式，对
其进行限时返还。
（四）日常文件的管理

搞好档案管理是机关和企事业单位履行职责的一项重要工作。要搞好档案管理，
要有责任心，要有敬业精神，要有行之有效的措施，建立健全管理制度，严格把关，
确保档案管理的科学化。
1.健全登记和发放文件的登记系统
要根据收发文件的来源、内容和发出的途径，对收发文件的字号进行适当的编

排。使用档案登记簿，将档案的收、运、发、发的全部档案建立起来，以便于档案的
核对与保护。
2.完善公文传递系统

组织档案的传递，要合理安排，灵活安排。至于阅件，按文件内容、速度，按
“先办后阅、先办后办”的原则，将拟办意见先交上级领导，再送承办部门。主管领
导不在的情况下，要直接转交给主办单位，以便能及时办理。
3.完善档案的审阅和审查制度

在领导批阅或部门办文完成后，按照注册的大小，审查和核实。如果上级有了指
示，就按照上级的指示来做；如需要临时留用的领导，应及时办理借阅手续；若有关
单位退回的材料未签字，应由主办单位补签，以保持其完整、证明的完整性。
4.完善文件的外借和归还系统

如有需要从保密室或藏书室中取出的资料，应按规定的时间进行借阅。如果需要
长时间保留，通常仅提供一份重的文档或文档的副本，并保留原始资料。要定期催交

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