Page 45 - 档案管理模式理论与发展创新

第二章 档案的收集归档和整理

件、电报草稿；一般性文件历次修改稿（重要的法规文件、定稿除外），铅印文件的
各次校对稿（主要领导人亲笔修改发稿和负责人签字的最后定稿除外）；从正式文
件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；无特殊保存价值的信封，一般性表态、
询问一般性问题、提出一般性建议意见人民来信；单位内部互相抄送的文件材料，不

应履行公文的行文、介绍信；本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文
件材料；为参考目的从各方面收集的文件材料；本单位参加非主管单位召开的会议的
不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。
3.下级机关报送的文件

下级报送的文件很少要归档的，只有下级单位报送的重要的工作计划、报告、总
结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；直属单位报送的重要的科技文件
材料；下级单位报送的法规性备案文件等需要归档。而那些非隶属单位抄送的不需要
办理的文件材料；下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备的文件材

料；越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；下级单位抄送备案的一般文件材料
不应归档。
（二）确定归档时间

归档时间是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的
时间。应该根据各种文件的形成特点和规律，灵活地规定其归档时间。
1.管理性文件
一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。
2.科技性文件

根据文件形成的具体情况有不同的要求，科技性文件资料可以分以下五类；按
项目结束时间归档、按工作阶段归档、按子项目结束时间归档、按年度归档和随时归
档。项目性突出的科技文件可以按照按项目结束时间归档；项目较大或延续时间较长

的按工作阶段归档；一般来讲，对活动和形成周期长的科技文件或作为科技档案保存
的科技管理性文件，一般按年度归档。而对于大型项目或研究课题，往往按子项结束
时间归档。因为大型项目是由若干子项组成，这些子项相对独立，工作进程也不尽相
同，当一个子项工程结束后，所形成的文件可先行归档。

3.会计文件
依据《档案法》和《会计档案管理办法》的规定，在会计年度终了后，暂由企业
财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管，但是有些工作中常用的企业财
务会计文件也可适当延迟。

值得注意的是，对于一些专业性强、特殊载体形式的或机密性强的文件，驻地分
散的下属单位的文件、形成规律较为特殊的文件及新时期涌现出来的企业文件，为了

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