Page 46 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

便于实际的利用和管理，经过一段时间的实践和总结，可适当地调整归档时间，既便
于在文件形成后一定时间内企业工作人员的就近利用，也便于有保存价值的文件及时
归档。
（三）归档份数

归档份数是指文件归档数量。总的来说。纸质档案凡是需要归档的文件一般归档
一份，重要的、使用频繁的则需多归档若干份。磁性载体档案一般要有备份，但是规
定不宜过于笼统，也不能做出过于简单划一的标准。例如，工程档案的份数一般不少

于两套，但是其中某套工程档案中有些材料由于利用比较频繁，出于保护原件的需要
而在归档的时候多要几份以提供利用，具体的可以按照实际情况各单位自行决定，没
有强制的规定。

第三节 全宗内档案的分类

一、分类的基本要求

全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和
形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选
择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。

为了保证档案分类的科学性，便于保管和利用，分类应遵循以下基本要求。
（一）客观性
即档案类目的划分和档案的归类应该符合档案自身形成的规律与特点，具有客

观性。要从全宗成分的实际出发，科学地选择分类方法，合理地设置类目，准确地归
类，使全宗内档案的分类能够较好地保持文件之间的历史联系，系统地反映出立档单
位工作活动的全貌。

（二）逻辑性
即全宗内档案的分类体系应该符合逻辑性要求。一般情况下，档案分类应遵循每
次分类按照同一标准进行、子类外延之和等于母类外延、子类相互排斥等逻辑规则。
类与属类的概念要明确，范围与界限要清楚，分类层次分明，使全宗内档案构成一个

科学合理的分类体系。
（三）可操作性
即分类方法的选择、类目的设置和分类的层次应便于档案的归类，具有可操作

性。在制订分类方案时，应从便于档案的管理和利用出发，充分考虑一个单位的规模
大小、内设机构情况和档案形成数量，科学合理地设置类目，分类层次不宜太多，一

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