Page 75 - 档案管理模式理论与发展创新

第四章 档案信息细化建设

第二节 档案信息化建设的内容

一、档案信息化范围的确定

档案信息化建设是国家信息化战略的重要组成部分，一方面涉及档案形成机构、
档案管理机构、档案利用者等相关组织、群体和个人，贯穿于档案的形成、积累、整
理、分类、鉴定、移交、迁移、保管、信息存储、信息转换、信息管理、信息发布等
多个业务过程。另一方面，档案信息化不是一蹴而就的工作，而是一个不断完善、不

断发展的过程，因此需要在各个阶段确定可行的目标，规定管理信息系统的应用与实
施的范围，才能获得良好的效果。
（一）档案信息化的机构范围

档案行政管理和执法机构是档案信息化建设的指挥中心，档案保管机构是档案信
息化建设的主体单位，档案形成机构是与档案信息化建设密切相关的上游业务部门，
浏览、查询和检索档案的利用者是档案管理机构的客户，档案信息化建设过程必须制
定和贯彻相关的法律、法规、制度和标准，以确保数字档案管理的规范化与标准化；

而信息化应用的需求又能促进法律、法规、制度和标准的建立与完善，促进档案业
务的流程化管理，实现档案整理、分类、移交、存储等业务过程的自动化处理，降低
人工处理的失误率，提高工作效率，加快档案信息资源的网络化共享、传播与开发利

用，为客户提供更优质、更方便的服务。应该说，档案管理机构及社会公众都是档案
信息化的受益者。
（二）档案工作者是信息化建设的主体

在信息化建设过程中，我们步入的是这样一个环境：在这个环境中，电子信息系
统无处不在，机构内外部的人际交流完全以电子的方式进行，为了保证这些电子文件
的凭证作用，就需要在文件形成的整个周期内加倍重视数据和信息的管理问题。档案

管理和文件管理具有一个共同目标，那就是提供机构凭证。然而，在电子环境中，要
想实现这一目标并非易事。文件的证据作用在于从文件形成之日起，就能够提供信息
查询、满足现实需求或作为未来的凭证，但变幻莫测的数字代码序列很难保证能够同
纸质文件一样的内容全真。

因此，我们需要建设这样一个系统：从电子文件的生成、运转、处理，到一部分
电子文件转为电子档案，到电子档案的管理与提供利用，到对电子档案进行迁移或销
毁的整个过程进行控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能自动记

录电子文件的元数据和各种背景信息，能够对电子文件和电子档案进行管理与提供利
用，能够保证电子文件和电子档案的行政有效性和法律凭证性，同时这个系统也能汇

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