Page 78 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

永不关门的信息服务，遵循市场规律把档案信息变为社会经济资源，把档案价值变为
经济效益。
12.用户的管理与培训
用户是指那些接受信息服务的个体或群体，其信息需求是信息资源管理系统构建

和运行的基础。在网络互联互通的环境中，用户将不再是传统意义上面对面实实在在
的用户，而是虚拟的用户，一方面档案信息资源使用权限要明确，用户身份需识别，
对用户实行授权式管理；另一方面为用户提供一种获取档案信息的环境，让档案信息
用户必须随时了解档案信息资源的管理状况，保证档案信息资源开发与利用的良性循

环。为了让用户能够通过网络系统很好地利用信息，需要对用户进行应用培训。

二、档案信息化建设的基本要求

（一）数字档案信息的处理要求

1.确保档案数据的非修改性
档案的显著特征是唯一性和凭证性。档案的数字化处理必须做到不可变更，或
者叫做“永久化”。例如，现行电子文件的归档必须进行禁止写操作处理（通常采用
PDF 格式处理），馆藏纸质档案的数字化处理，通常采用低像素的图片扫描方式，

以此做到对档案内容的不可修改。照片档案在扫描过程中可能需要对破损或被污染的
部分进行修复处理，但是一旦采用数字化处理和存储则需做到不可改变。录音录像档
案的数字化必须进行模拟到数字的转换，保持原样“永久化”存储。实物档案则采
用 3D 技术按比例制作存储。电子文档要按照对象管理模式做到草稿、修改稿、发文

纸、正文以及关联信息一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、
修改时间，并做到整套归档电子文件的不可修改。对工作人员和系统管理员都应实施
权限管理和状态网络的自动操作记录。

2.保证电子文件的质量
电子文件的构成必须包括电子文件的内容、电子文件的结构、电子文件的背景
信息以及电子文件的签名和印章等，确定电子文件的元数据标准。对电子文件的真实
性、完整性、有效性由电子文件的形成部门负责，对电子文件的保管、存储、安全由

档案管理部门负责。
3.适应计算机化办公
档案数字化是信息化建设和办公自动化的需要。一方面，档案数据库的建设必须
做到检索、下载、复制、打印的方便、快捷。检索工具要做到标准化、规范化，如按

年度分类检索、按档号分类检索、按主题法检索、按文件内容检索。同时，档案利用
者在获得授权的前提下能够下载、复制、打印单页文本文件以及所需要的部分内容，

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