Page 79 - 档案管理模式理论与发展创新

第四章 档案信息细化建设

包括图片式扫描的数字化文本文件。另一方面，档案管理信息系统必须按照行业标
准和技术规范实现对自动化网络办公运行的电子文件和利用计算机创建的电子文件的
归档管理和数字化处理，把电子文档作为档案信息收集、保管、利用的对象，做到存
储、整合、开放利用的安全有效。

4.保障档案信息的安全
数字档案的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件。档案安全管理的重要
性是由档案本身和档案管理的性质决定的，档案信息化建设必须充分考虑安全问题，
处理好方便、高效与安全管理的关系。数字化档案的存储应该使用带自动备份功能的

专用服务器，配置备份信息设备，如光盘库、磁盘阵列、专用网络存储设备，对备份
信息还将进行适时迁移。同时使用安全介质定期刻录（复制）备份信息，实行异地
保管。
数字档案的安全保障必须健全管理制度和安全操作规范，必须实行有效的网络安

全措施，必须采用严格的授权管理系统。
5.维护档案信息的系统性
对档案信息的及时维护是档案信息化工作的重要内容。在信息化时代，信息共

享是信息化建设的显著标志，也是实现管理工作的科学化、规范化、高效率的有效途
径，档案信息为现实工作服务将显得更加突出和重要，也就是在本单位的信息化建设
条件下必须加强对现实档案信息的及时收集、维护和提供利用。
6.集成保管数字档案信息
首先是数字档案信息的集成，包括馆内各类数字档案信息的集成；内部各工作

部门业务数据包的集成；与上、下游单位管理和业务信息的集成。其次是分/子系统
内部集成，包括横向业务流程集成和纵向业务功能集成。再次是系统间的集成，包括
分步构建的各个分系统的集成；共享信息系统集成；行业、区域等关联信息集成。通

过各类档案信息和各系统的集成，建立起功能强大的档案管理信息系统，积累丰富的
档案信息资源，真正使档案信息数据库成为信息化建设和现实工作共享信息的核心内
容，成为全面、统一、科学、准确的权威信息。
（二）档案信息系统的功能要求

为了把档案管理提高到一个适应信息化时代需要的现代管理水平，整个系统功能
必须以档案规律为基础，以现实需要为依据，充分利用计算机和网络技术，着眼信息
化社会的发展前景，使档案管理朝着数字化、知识化的方向发展，档案信息化管理必
须具备以下四项基本功能。

1.核心功能
将档案管理的日常工作“自动化”“流程化”。

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