Page 87 - 档案管理模式理论与发展创新

第四章 档案信息细化建设

电子文件的制作过程要责任分明。制作人员应该对其制作的文件负有全责，在合
作制作的文件或大型设计项目中，要注意划清参与人员的责任范围。一般来说，不相
关人员不能进入其他人的责任范围，需要时可以允许用只读形式调阅，以防由于误操
作、有意删改等原因造成文件信息的改变。

电子文件形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。机关
办公活动中形成的公文性电子文件一经定稿就不得进行任何修改，CAD 电子文件的
更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案。对收集积累
起来的电子文件要有备份。

建立和执行科学的归档制度。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在
内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、应用软
件、其他说明是否一同归档；归档的电子文件是否是最终稿本，CAD 电子文件是否
反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应

的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否
一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的
准确性等。

建立和执行严格的保管制度。归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归
档的电子文件应做些保护处理，使之置于只读状态。在对电子文件进行整理和因软硬
件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时，要特别注意防止转换过程中的信息失
真。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采
取维护措施，进行修复或拷贝。

加强对电子文件利用活动的管理。电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形
式提供利用。对电子文件的利用要实行利用权限控制，防止无关人员对电子文件系统
的非法访问，防止利用过程中的泄密和损伤信息。

建立电子文件管理的记录系统。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断改
变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，人们
是无法确认它的真实性的。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件
的形成、管理和使用情况，用这些记录来证实电子文件内容的真实性。

（五）档案信息资源建设
信息资源的开发利用是信息化的核心，是信息化工作取得实效的关键。但是，中
国信息资源的开发利用还存在开发不足、利用不够、效益不高、滞后于信息基础设施
和应用系统、滞后于社会经济发展的需要、政务信息公开进展不快、跨部门信息共享

困难、公益性信息服务供给不足等亟待解决的问题。
在知识经济时代和信息社会中，信息资源已成为继能源之后的最为重要的社会资

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