Page 90 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

数据的有效性：要采用通用的文件格式标准记录档案数据，特别是对文本、图
形、图像、数据表、声音、视频等全文信息，要采用标准或通用格式进行记录，减少
未来有可能进行的数据存储格式转换和数据迁移的成本，杜绝馆藏数据无法读出的灾
难发生。

数据的稳定性：档案数据库建设中数据库结构、数据著录标准确立后，不宜轻易
变更，以维护系统的稳定和数据规范的连续性。
数据的新颖性：档案数据库要不断增添各类新的信息，以提高数据的可用性和
价值。

适合于档案信息管理的数据库必须具备以下特点：统一性，即数据标准一致，
数据库管理软件兼容；扩展性，即随着信息的不断丰富，工作内容的不断变化，数据
库也要相应调整；集成性，即数据库存储数据主要分为档案信息和档案工作信息两部
分，这些信息是互有联系的，根据工作需要能够生成新的数据。

目录数据库的建立。目录数据库是把案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实
现案卷目录的计算机化管理，以提高检索速度与查准率。目录信息数字化是档案信息
数字化的前提，其建设的目的是发挥计算机强大的检索功能。因此，编目工作的标准

化，如规范著录项目、统一著录格式，统一数据录入规格，建立标准检索语言是十分
重要的。建立目录数据库是一项枯燥且工作量巨大，需要依赖人工对档案信息进行著
录、标引和处理，确保目录数据的准确性。要建立高质量的档案目录数据库，涉及两
方面的设计：一是确定档案著录项的数据格式；二是选择数据库管理系统。
在完成档案目录数据库系统设计后，更大量的工作是著录标引和信息录入工作，

档案著录工作必须讲究规范、标准、准确。
全文数据库的建立。档案全文数字化是把档案文件的全部信息输入计算机，实现计
算机管理和查阅。档案全文数字化生成后，就要对数字化档案信息进行存储、管理。

档案全文数据库，是存储、组织管理数字化档案信息的应用系统，包括档号、
题名、责任者、正文、形成时间、密级、保管期限、载体、数量、单位、编号等数据
项。档案全文数据库所管理的对象，不仅应包括经数字化处理的传统馆藏档案，而且
包括本身就以数字化形式生成的电子文件如各类文本、表格、图形、图像、数据库、

网页、计算机程序、音频、视频格式文件。应用环境不同，系统软件不一，生成的文
件格式也会不同，因此必须确定电子文件的元数据标准和存储格式以规范档案全文数
据的组织与管理。档案全文数据库建设的原则是以用户为中心，以馆藏一次文献为特
色，建立标准统一、检索功能良好、高质量的全文数据库。

（六）档案管理信息系统建设
档案信息化系统建设的主要目的是提高档案管理的科学性和档案工作的有效性，

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