Page 93 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

第五章 档案的数字化建设和管理

第一节 档案数字化建设综述

一、档案数字化的含义与基本内容

（一）档案数字化的含义

所谓数字化是用 0 和 1 两位数字编码来表达一切信息的一种综合性技术，即全都
是变成数字信号。可见，数字化是就信息而言的，档案数字化也就是档案信息化，档
案信息数字化就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将
纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有

序结构的档案信息库。
经过数字化处理后，档案信息提高了计算机检索速度；节省档案存贮空间，缓解
库房紧张的压力；减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损，从

而充分发挥档案馆的信息优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强档案信息资源
的开发与利用，为档案馆开展特色服务创造条件。
（二）档案数字化建设的基本内容
从数字化的程度来看，档案数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录的数字

化，其目标是建立档案目录数据库，其关键就是规范档案的著录标引，并科学选定档
案目录数据库结构；二是档案全文的数字化，可以采用扫描录入方式，将档案全文按
原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是经 OCR（光学字符技术）识

别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。在档案数字
化过程中，可以根据档案的自身特点和档案部门的实际情况将这两种方式结合使用。

二、档案数字化建设的任务

第一，将档案数字化建设纳入政府信息化工作建设总规划，形成具有本行业特

性又符合其他行业数字化建设的规范标准，并在实际工作中切实得以贯彻执行。为防
止档案数字化建设游离政府信息化建设总体规划之外，档案部门当前的一项主要工作
就是和政府信息工作主管部门进行沟通，介绍档案数字化信息的建设现状，宣传档案

信息工作的作用，积极参与政府信息化建设中涉及档案数字化建设的工程项目，帮助
解决各部门办公自动化、信息发布等工作中亟待解决的标准化建设问题，共同推进政

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