Page 94 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

府信息化建设工作。与档案信息化相关的档案标准体系主要有三方面内容构成：信息
本身的标准化和规范化，信息处理界面的标准化和规范化以及信息交换的标准化和规
范化。
第二，强化核心业务管理，加强硬件和应用系统建设，加快存量档案的数字化，

实现增量档案的电子化。档案馆（室）的核心业务主要是接收、管理属于本管辖区、
本部门内有价值的档案信息，对保存的各类信息进行有效利用，因此档案数据库和数
据库管理体系的建设成为档案数字化建设中成为一个核心内容。在实际工作中既要对
原来不同载体的档案进行数字化处理，又要接收新生成的电子档案，并将各类数据

实行集中化管理。在对档案信息管理上，仍然必须十分强调集中统一管理，把文书档
案、业务档案、多媒体档案等都应划入档案数字化建设范围。档案馆（室）在配备档
案数字化硬件设施设备的同时，要根据自身业务工作的需求合理开发各种应用系统，
并在不同的网络构架中运行。档案管理应用系统的开发，要对传统档案工作管理流程

上做适当的改进，把一些程序化的工作交给应用系统来完成。

三、数字化档案信息的利用

（一）数字化档案信息利用的特点

由于数字化档案的特性，其利用与传统介质档案相比，显示出了巨大的优越性。
具体来说，数字化档案信息利用的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案利用的共享性
网络环境是数字化档案运行最基本的环境，处于网络环境中的数字化档案，可

以供所有与网络相连的计算机同时使用，创造了“异地多人同时共享一份文件”的神
话，脱离了“孤本”的限制。一份文件如同有了无数个副本，而这无数个副本实际上
就是一份文件。这种共享性具有两个方面的优越性：其一是跨地域共享，利用者不用

到档案馆来，在任何一台联网的计算机上就可以利用档案馆内所开放的档案，这不仅
免去了利用者的奔波之苦，也给予利用者更多利用档案的可能，从而使人们更加了解
档案，有了问题能够想到档案，愿意使用档案，让档案真正成为大众的文化财富。其
二是跨时间共享，利用者可以不受时间的限制，随时可以使用自己需要的文件。数字

化档案的服务可以没有休息时间，利用者可以在任何时间里利用进入网络的档案，所
有的利用手续都由利用者和系统来“交涉”，这种共享性无论是利用者还是档案管理
人员都会欢迎。
2.数字化档案利用的复用性

数字化档案具有良好的复用性，重复利用不会在它身上留下老化的痕迹。一份数
字化档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或多少次被打印在纸上，都不会使它的

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