Page 95 - 档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案的数字化建设和管理

信息受到任何损失和破坏，正当地利用活动不会对数字化档案的信息寿命产生一丝一
毫的伤害。
3.数字化档案利用的交互性
通过人机对话，计算机系统可以按照用户的要求，及时提供所需信息。利用者
在阅读过程中可以随着思维活动随时提出新的要求，而计算机系统立刻按照你的要求

把相关文件调入屏幕。特别是超文本文件可以将许多相关的文件、图像、数据连接起
来，任凭利用者调阅，一份文件成了特定范围信息网的连接站，可以把利用者需要的
信息随手牵来。

4.数字化档案利用的灵活性
利用者可以要求计算机系统对文件中的信息进行逻辑分类、统计、汇总、打印或
复制，将这些信息转换成自己需要的形式。档案工作人员可以按照一定的专题对数字
化档案进行编辑，形成特定内容的信息专辑，满足利用者的各种需求。一份数字化档

案不仅仅是一个整体，同时也是一个信息集合，其中的每一个数据都可以为利用者灵
活使用。
（二）加强数字化档案信息利用的措施

数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维，采用科学的方法，促进数字化
档案信息的利用，从而更好地为经济和社会发展服务。要做好数字化档案信息的利用
工作，主要应把握好以下几个方面。
1.权衡费用与价值，做好数字化档案的鉴定工作
第一，要做好现有馆藏档案的鉴定工作。由于档案信息数字化建设是一项庞大的

系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此首先要考虑对现有馆藏档案的鉴
定，没必要也不可能对全部馆藏档案都进行数字化处理，因为馆藏档案中真正具有长
期和永久保存价值且利用率很高的档案的数量是有限的。因此，档案部门要组织力量

加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对馆藏档案中保管期限为长期或永久的、并且利用
率较高的、利用能产生广泛的经济和社会效益的档案进行数字化处理，而对那些利用
价值不是很广泛、利用率不高的档案暂时不予考虑，从而保证数字化档案信息资源开
发利用的效益。

第二，要权衡数字化处理费用与开发利用价值，循序渐进地进行。通过对现有馆
藏档案开展鉴定工作，明确要进行数字化处理与不进行数字化处理的档案以后，也不
能急于求成，而应分清轻重缓急，根据本部门的实际和档案利用需要的实际，循序渐
进地进行。

2.加大数字化档案信息数据库建设的力度
数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系

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