Page 98 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

第二节 纸质档案的数字化工作

一、纸质档案数字化定义解析

纸质档案是档案数字化最主要的对象，近年来档案信息化工作持续推进，信息
技术不断创新，管理方法和管理理念发展变化，纸质档案数字化的定义也随之改变。
修订后的《纸质档案数字化规范》（下文简称《新规范》）将“纸质档案数字化”定
义：“采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁

盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字
图像关联关系的处理过程。”这一定义较修订前版本（以下简称《旧规范》）给出的
定义更加准确、具体如下：

第一，揭示了纸质档案数字化的实质。即在保证档案信息原始真实的情况下，转
换其记录方式和载体形式。就纸质档案而言，就是将纸质载体上的档案内容转换成以
数字形式记录的信息，并能够被计算机识读处理。
第二，强调保持档案原貌。将数字化加工后形成“数字图像或数字文本”修改为

“数字图像”，删去了“数字文本”，说明数字化只是变换记录方式和载体，档案信
息内容和表达方式并没有发生变化。运用 OCR 识别（字符识别）纸质档案最终生成
文本，不能保持档案原件的排版格式、签名、印章等信息，只能体现档案内容本身，

在一定程度上破坏了档案原稿的真实性。但需要说明的是，字符识别依然是纸质档案
数字化工作以及最终实现全文检索不可或缺的步骤。
第三，明确了纸质档案数字化的工作内容包括数字化加工和建立联系。与《旧规

范》定义相比，这一定义尤其强调“联系”的重要性。这个联系有两层含义：一是保
持纸质档案的内在联系，具体来说是在数字化前处理时规范目录内容，目录数据库要
符合著录要求；二是目录与图像的关联，具体来说即做好数据挂接工作。数据库的建

立将档案的数字化副本有机联系起来，不再是单一的个体。

二、纸质档案数字化体系构建

纸质档案数字化体系构建是有效开展纸质档案数字化工作的基础，本部分以实践

经验与相关研究为依据，确定了一套较为完备的纸质档案数字化体系，在适应档案部
门利用需求的情况下，亦能依据档案部门在纸质档案数字化时的实际情况进行合理配
置，由加工体系、存储体系与安全体系三部分构成。

（一）纸质档案数字化加工体系
纸质档案数字化仅依靠个别扫描仪与计算机的分散式处理是不够的，应建立起

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