Page 202 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

（三）档案保管环节
1. 实体档案保管条件
事业单位应按照国家有关规定，配置适宜档案保存的库房和必要的设施设

备。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等功能，
温度和湿度应控制在适宜范围内。例如，对于纸质档案，一般要求库房温度保持
在 14℃ ~24℃，相对湿度保持在 45%~60%。同时，要配备档案柜架、密集架等
存储设备，以及灭火器、温湿度监测仪、防虫网等防护设备。此外，还需建立健

全库房管理制度，如档案出入库登记制度、库房定期巡查制度等，确保实体档案
的安全保管。
2. 电子档案存储与维护
对于电子档案，政策法规对其存储介质、存储环境和维护措施提出了严格要

求。电子档案应存储在耐久性好、可靠性高的存储介质上，如专用的光盘、磁盘
阵列等，并定期进行备份和迁移，防止数据丢失或损坏。存储环境要具备良好的
网络安全防护措施，防止黑客攻击、病毒感染等安全事件发生。同时，要建立电
子档案长期保存的技术方案和管理机制，定期对电子档案的可读性、完整性进行

检测和维护。例如，某事业单位采用异地双活数据中心存储电子档案，定期进行
数据备份和恢复演练，并对电子档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，确保电
子档案的长期安全保存。
（四）档案利用环节

1. 利用原则与权限管理
档案利用应遵循依法、安全、高效的原则。事业单位需建立健全档案利用制度，
明确档案利用的范围、方式和程序。在权限管理方面，采用基于角色的访问控制
（RBAC）模型，结合细粒度权限控制，为不同用户分配不同的检索和利用权限。

例如，单位内部员工可根据工作需要，在授权范围内查阅相关档案；外部人员如
需查阅档案，需履行严格的审批手续，并在指定场所进行查阅。同时，对于涉及
国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，严格限制利用权限，确保档案信息安全。

2. 开放与共享规定
鼓励事业单位在符合法律法规和安全要求的前提下，积极推进档案的开放与
共享。对于可公开的档案，应通过多种渠道向社会公众提供利用服务，如建设档
案信息网站、开设档案查阅窗口等。在档案共享方面，支持事业单位与其他单位

184