Page 129 - 新时期档案工作理论与实践研究

第五章 数字档案室建设探索与实践

第五章 数字档案室建设探索与实践

第一节 数字化赋能档案管理工作

一、数字档案室概述

（一）数字档案馆的内涵及基本特征
数字档案室是运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本事业单位或与
其具有资产隶属关系事业单位的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，

并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。事业单位数字档
案馆有以下三个特点，一是数字档案馆是通过网络平台构建的虚拟空间；二是档
案内容数据化，数字档案是实物档案经过处理，以数字或数据的形式存储起来，
其档案存储容量不受库房面积的限制；三是档案利用快捷方便，利用者在自己权
限以内，登录事业单位内网，可以方便快捷地查询利用档案信息。数字档案室和

传统档案室是两种档案管理模式，二者的功能相同，都是对档案进行收集、整理、
保存并提供利用。二者的区别在于，首先是载体不同，事业单位传统档案馆档案
以纸张为主要载体，兼有一些实物荣誉类档案，随着时间推移，纸质档案和实物

档案数量不断增加，存储空间需要不断增加，对档案库房建设带来一定压力。数
字档案主要是以光盘、硬盘为载体，这类载体占用空间小，存储容量大，在一定
程度上缓解了库房存放空间不足的问题。二是档案获取方式不同，传统档案室的
档案来源主要是接收事业单位各部门移交的档案资料，以及收集到的单位的实物
档案，而数字档案室档案资源主要是通过对事业单位纸质档案的数字化和电子文

件归档获得的。三是利用服务的方式不同，事业单位传统档案室，利用者需要携
带经过审批的档案查阅单，到档案室进行现场查阅利用，审批手续繁杂，费时费
力。数字档案则不同，利用者通过网络（互联网、局域网）或计算机，在给定的

权限范围内，可以很方便地查找利用档案资源，尤其对集团公司下属的子公司利
用者来说，节约了交通费用和往返时间，极大提高了档案资源利用效率。

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