Page 131 - 新时期档案工作理论与实践研究

第五章 数字档案室建设探索与实践

办公和文档管理之间搭建桥梁，有效打通事业单位各系统间的数据孤岛，归集文
件背景信息、元数据信息和签章信息，保存真实、完整、可靠的电子文件，优化
档案信息的组织和利用效果，从而推进事业单位工作流程、生产模式和员工工作

方式的转变。此外，数字档案室还通过对接各类业务系统，充分发挥数据连接链
条和数据交换场所的作用，提升事业单位数字化管理效能。
（二）节能降本降耗，助力事业单位“双碳”目标实现
事业单位支出涉及办公费用、人力成本和生产设备费用等，数字档案室建设

推动办公自动化向档案管理末端延伸，有效减少事业单位在印制人员、印制材料
方面的支出，促进事业单位降本降耗，助力事业单位“双碳”目标实现。同时，
通过优化工作流程减少员工的时间、精力消耗，通过便捷的档案利用提升工作效
率，有效降低管理和时间等无形成本，提升人力资源利用效率。以某设计事业单

位为例，其通过建立数字档案室，推动工作方式转变和事业单位管理创新，一年
大约可以节省出版费用 20 万元、人力成本费用 50 万元。
（三）强化信息共享，赋能事业单位高质量发展
对于纸质档案而言，信息的呈现依靠固定的载体，在阅览利用上具有天然的

缺陷。对于电子档案，尤其是增量电子文件归档而来的电子档案而言，其内容、
结构和背景信息完整，可以在信息系统内方便地进行信息组织和查询，在线预览
和借阅也更为便利，推动事业单位数字档案资源建设，有效提升档案信息的共享
和利用效果。在大数据时代，事业单位运转产生的数据类型多样，数量与日俱增，

通过数字档案室系统建设，规范数字档案的生成和流转，能有效减少数据冗余、
数据孤岛问题。同时，事业单位以数字档案治理为抓手，提升数据处理能力，将
数据转化为有效信息，并加工为可用的知识和情报，进而丰富事业单位知识内容
体系，赋能事业单位高质量发展。

三、数字档案室赋能事业单位治理的难点与解决途径

（一）数字档案资源需要全方面多维度整合
智慧决策，无疑是现代事业单位在激烈市场竞争中求得生存与发展的关键所

在。这种决策能力的体现，离不开对海量、全面、可靠的数字档案的深度挖掘与
利用。数字档案，作为记录事业单位运营、管理、发展等各方面信息的重要载体，
其价值与重要性日益凸显。

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