Page 112 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

存都要依靠计算机系统来完成，而在大数据时代，电脑软件系统也在不断的更新，
随着科技的发展，电子文档的检索系统已经跟不上计算机软件技术的发展，不能
满足人们的日常生活。在市场经济的发展和推动下，计算机和互联网技术的发展

速度远远超过了人们的想象，而在这个快速变化的时代，档案资料的长期存储成
为一个巨大的挑战。
（二）逻辑保存安全问题
逻辑保存，也叫信息保存，是指在不改变原始电子文件的存储方法和位置的

情况下，只对移交的文件进行管理的一种方法。
1. 信息来源广，范围难确定
随着大数据技术在社会生活以及各行各业的应用，产生了大量的电子文件、
数据。在数字化转型之前，档案肩负的是“为国守档，为档守史”的主要任务，

而随着社会经济日趋进步，信息科技迅速发展，在政府档案的电子公文之外，各
种类型的电子发票、照片、视频新类型文件正在不断产生，使得档案的范围也成
了一个难以界定的概念。但不可否认的是档案作为社会生活的原始记录，依然承
担着其原始的责任。而对于这些电子文件的归档与保存，首先要明确归档范围，

确定各类别的组成，以保证其完整性。但是，但由于电子文件是依托计算机信息
技术而直接产生的，没有纸质的对应材料，所以，在使用过程中，要确定“固定
的文本和固定的文本格式”是很困难的。同时，由于档案信息的归档范围不明确，
导致了在整个传输过程中，上下级之间的信息不统一，导致了文件信息丢失、损

坏的风险。
2. 信息数量大，智能鉴定有偏差
传统的档案鉴定采用人工选择分类的方式，这种鉴定方式的优势是档案鉴定
的准确率高，缺点是需要档案工作人员一级一级的进行鉴定分类，工作效率低。

数字化转型背景下，档案鉴定工作加入了人工智能技术，大幅提升了档案的鉴定
效率，弥补了传统档案工作耗时长、效率低的问题。人工智能在档案识别中的应
用，实质上就是建立了一套能够模仿人类大脑的、具有机器学习功能的文件识别
专家系统，但由于人工智能系统与人脑之间是存在差异的，系统只能识别提前设

定好的语义信息，但在大数据时代，档案信息类型增多，档案范围扩大，档案信
息来源变广泛，导致信息数量激增，不可能对所有的类型和内容有预先预知的功
能，人工智能系统并不能完全替代人脑进行因信息处理能力从而实现“宏观鉴定”

·104·