Page 51 - 现代档案管理与档案信息化

第二章 固定资产档案管理

（二）编号示例
例如，编号“020320240015”表示：该资产为机器设备（类别代码 02），
使用部门为销售部（部门代码 03），购置年份为 2024 年，在 2024 年销售部购

置的机器设备中，该资产的流水号为 0015。
资产编号一经确定，不得随意更改。如资产发生转移、调拨等情况，其编号
保持不变，仅在档案中更新使用部门和使用地点等信息。

六、档案管理要求

（一）档案存储
纸质档案：纸质档案应按照资产类别、使用部门、购置时间等进行分类整理，
装订成册，并放入专门的档案盒或档案柜中保存。档案盒或档案柜应进行标识，

注明档案内容、存放部门、保管期限等信息，便于查找和管理。同时，要做好纸
质档案的防火、防潮、防虫、防盗等保护措施，确保档案安全。
电子档案：电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并定期进行备份。
备份数据应存放在不同的物理位置，以防止因服务器故障、自然灾害等原因导致

数据丢失。电子档案管理系统应具备完善的权限管理功能，设置不同的用户角色
和权限，确保只有授权人员能够访问和修改档案信息。
（二）档案查询与借阅
查询：企业内部人员因工作需要查询固定资产档案时，应向资产管理部门提

出申请，经审批同意后，由资产管理部门提供查询服务。查询人员应遵守档案管
理规定，不得擅自复制、修改档案信息。
借阅：如需借阅固定资产档案，借阅人应填写《固定资产档案借阅申请表》，
注明借阅原因、借阅期限、借阅档案内容等信息，经部门负责人和资产管理部门

负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过 [X] 个工作日，如需
延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得损坏、
丢失，归还时应经资产管理部门检查确认无误后，办理归还手续。
（三）档案保管期限

固定资产档案的保管期限根据资产的使用年限和重要程度确定。一般情况下，
固定资产档案自资产报废或处置后，保管期限不少于 [X] 年；对于重要的固定资
产档案，如房屋及建筑物档案、大型关键设备档案等，保管期限应适当延长。具

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