Page 116 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

三、现有档案信息服务方式的分析

数量庞大的档案，通常是根据其自然形成的体系整理和存放的，而档案的使
用者则有着不同的、特定的利用需求。为了满足利用者不同的需求，通过各种方
式有效地提供档案和有关资料，建立起档案的检索系统，以方便使用者迅速、快

捷地查找到档案。开展档案利用的方式和途径有很多，主要的有以下几种。
（一）档案原件或复制件借阅服务
通过开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅，这种方法被广泛使用。
档案馆阅览室是档案用户直接利用档案的最佳场所，也是所有档案馆具备的硬件

设施之一。阅览室工作的常规性经常让人忽视它的作用，其实在这里可以发现很
多问题，可以了解不同层次用户的需求，进而直接解决用户问题。
（二）档案复制件制发服务
档案资源的特殊性使其对不同用户有着不同的意义，这也是档案原件珍贵的

理由。那么，根据原件制发复制本也显得十分重要。在档案数字化如火如荼的今
天，档案复制件的获得更加容易，但对于年代久远的历史档案来说也许不适合数
字化，这种情况下可以印发目录，让用户清楚知道馆藏内容，以便采取行动。
（三）档案证明提供服务

档案的凭证作用是独立且权威的，可以作为法律证据为用户争取利益，澄清
事实，所以档案馆提供档案证明是一项庄重而自豪的工作，出具有档案馆印章的
档案证明也成为档案馆受到青睐的原因之一。更重要的是，这项服务无论在传统
环境下还是互联网环境下，其操作方法是不变的，都需要用户到档案馆获得。

（四）档案咨询服务
在现代社会，信息对人们的重要性不亚于食物、水和住所对生命的重要性。
不了解时事就会 out，这也是人们想更多了解社会的原因。但人们发现不是所有
信息都可以在网上免费获得，所以时常需要帮助，即向专业人员提出咨询请求，

由其依据可靠数据提供答案。档案咨询服务在传统环境下以面对面咨询、电话咨
询和电子邮件咨询为主，档案馆专业人员会根据用户提出的问题进行答复。目前
此项工作的开展还没有像其他工作那样有效，还需要不断探索。
（五）档案展览服务

档案展览是最喜闻乐见的档案服务形式，是档案馆通过形象化、直接化、有

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