Page 34 - 档案学理论发展与创新

D 档案学理论发展与创新
evelopment and Innovation of Archival Science Theory

二、档案管理数字化的意义

（一）优化了管理者知识结构和队伍结构

人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越
宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因
素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向
多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像

带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案
管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为
补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档

案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技
术技能。目前各档案部门一是要有针对性地吸纳专业型的人才充实到档案队伍中
来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人
才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热

爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理
人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使
他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，

改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。
（二）促进现代管理技术应用，提高了工作效率
档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也
信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作烦琐，重复劳动

多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到
事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽
管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，

因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而
利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的
那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后

顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管
理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，
当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，要对卷内文件重新排序，

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