Page 203 - 事业单位档案数字化管理与实践

第七章 事业单位档案管理实施

中。组织人事类的档案整理应当按照入职的年份及文件发出的年份进行初步划分，
为接下来从细节上的整理提供条件。
业务类的文件是事业单位文档整理中数量较多的一类文件，也是事业单位中

文件利用率最高的一类文件。业务类文件中利用率最高的则是与业务相关的操作
指引及规范，对这类文件应保存好其原件，若无涉密内容，其复印件则可以发放
到事业单位员工手中，并且还应对广大民众公开。对涉及公民权利确认或者权利
变更的这类业务文件则应做好保密工作。同时，对此类文件的整理应十分仔细认

真，防止出现文件丢失、被盗等情形。如在社会保障局的经办业务中，参保人的
姓名或身份证号码变更时所需户籍管理部门出具的证明资料、医保报销时所需的
收费收据（发票）和疾病诊断证明等资料，这些资料属于原始资料文件，丢失后
难以补办，因此应仔细整理保存。同时，业务类的文件应按照年份的不同进行初

步整理。
（二）对事业单位的文件进行编码、存档
对事业单位的文件进行分类后，还应对文件进行编码及存档。综合类文件、
组织人事类文件及业务类文件都可以依据年份进行编码，这也是文件整理的基础

性工作。
除了依据发布年份进行编码外，如业务类文件可以依据业务内容的不同进行
再次细致的分类，除了依据发布年份进行编码外，如业务类文件可以依据业务内
容的不同进行再次细致的分类，如社会保障局的经办业务分为关系类、医疗类、

工伤类、养老类等，可以将业务类的文件资料依据具体业务不同进行二次分类，
关系类可以简写为 GX，医疗类可以简写为 YL 等。二次分类甚至三次分类的目
的在于对利用率较高的文件在查找过程中可以提高查找的效率，便于事业单位工
作人员查找文件。

对文件完成编码后要及时将文件保存在档案室中，并注意对文件的保护。文
件的保护主要包括以下几个方面：一是防止文件的遗失，对文件的查看及借阅应
做好登记，特别是对文件原件及无法补办的文件应做好登记，对借阅人借阅时间
和归还时间做好详细记录，防止文件的遗失。二是防止文件的损坏，有些文件存

档时间较长，可能会出现纸张损坏的情况，应做好档案室温度及湿度的控制工作，
定期更换档案室中的除湿防潮设备。此外，还要注意防止文件被动物损坏，及时
排查档案室中是否存在老鼠等动物。三是文件应存放于牛皮纸盒中，这样不仅美

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