Page 208 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

二、事业单位文书档案分类与整理过程中存在的问题

（一）档案管理人员的职业素养有待提升
在文书档案的管理工作中，部分档案管理人员缺少专业知识与技能，总体职

业素养较低，很难满足新时期文书档案管理工作的需求。一些事业单位的文书档
案管理工作由文秘兼任，这些兼职人员未经过系统化的培训就直接投身于文书档
案管理工作。由于其自身能力、精力有限以及对档案管理工作的流程认识的不深

入等，只能负责收发办公室的文件，无法第一时间搜集文书档案资料，也无法有
效辨别材料的真伪，降低了文书档案管理工作的质量，使文书档案材料缺乏真实
性与完整性，阻碍了档案管理工作的开展。同时，一些档案管理人员在实际工作
中较重视财务档案和人事档案，但很少关注文书档案，只起到了对文件的保管作
用。此外，有的档案管理人员缺乏服务意识，保密纪律性不强，容易出现违纪行

为，这对事业单位文书档案管理工作的开展十分不利。
（二）文书档案管理体系需要优化
目前，一些事业单位文书档案管理缺乏完善的管理体系，导致实际工作缺少

规范性，比如通知类文书工作无相关法规依据，对文书档案资料的搜集范围无法
确定，不能根据规定整理和分类资料，致使文书档案管理陷入无序状态。尽管有
些事业单位建立了文书档案管理体系，但未能予以实行，导致文书档案管理较为
随意，这是由于部分档案管理人员的执行力不足，缺少工作积极性，导致文书档
案管理机制沦为表面形式，未能获得理想效果。比如档案管理人员仅能做到文书

档案的搜集、装盒与上架，并未对其进行分类、审核、编目等。此外，文书档案
管理工作相对较乏味，为单位创造的效益不高，加之在管理中要花费许多精力与
时间，一些事业单位不愿投入过多资源，对文书档案管理工作造成了很大影响。

（三）文书档案管理方式需要改进
虽然现阶段部分事业单位已经引入了新设备及新技术，但在整体上文书档案
管理的信息化程度依旧不高。很大一部分原因在档案管理人员很少利用信息化技
术，仅仅将信息化技术看作是一种工具，未围绕信息化技术建立健全相应的信息
化共享机制，也未能将新理念融入文书档案管理的全过程。并且，事业单位内部

各部门之间的互动不多，导致信息技术的利用率较低。同时，单位的文书档案管
理依旧承袭旧的管理方式，无法提高工作效率。例如，某事业单位在录入文书档

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