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第八章 电子文件管理

第八章 电子文件管理

第一节 电子文件概述

一、电子文档的分类与定义

（一）电子文档的出处

现代信息技术已经超越了传统的科研、军事、工业等传统的应用，已经深入国民
经济的各个部门，如农业、交通、能源、医疗、教育、金融、商务活动、社会服务等
社会的各个领域，并渗透到人类生活的各个方面，成为现代生活不可缺少的一部分。
随着信息化的发展，电脑打印文档代替了手写文档，手工绘图代替了 CAD，电子邮

件取代了书信，电子商务取代了契约货物，信用卡代替了存折和存单。电子文档是现
代信息技术的产物，只要有信息技术的应用，就会产生电子文档。纵观目前产生的电
子文档，其产生的根源有如下。

1.办公自动化进程中生成的电子文档
办公自动化是一种由计算机、处理通讯设施及其他电子装置组成的计算机处理系
统，它可以实现对办公信息的自动处理（如文字处理、文档管理）。OA 系统是一个
动态、开放、发展的系统，它从最简单的文档的数字化处理，到期望的无纸化、文件

传送的电子仿真，随着信息化的发展，OA 系统的性能也在不断地提高。
中国 20 世纪 80 年代中期和晚期，大量的行政机构采用手工编制文件、编制文件
目录等方式，为人力事务性工作提供支持。90 年代，由于机关内部局域网的出现，越

来越多的单位开始使用办公自动化系统中的文字处理和文档管理功能，以代替传统的
办公室公文起草、传阅、审批等工作，而在办公自动化系统中生成的各种文档资料都
是电子文档。1999 年，为了加快中国经济、社会的信息化进程，实现信息资源的共
享，增强政府工作的效率和透明度，中国政府推出了“政府上网”计划，各部委，各
省市、区、县政府纷纷上网，在大力推进办公自动化、电子政务的同时，各种政务电

子文档的数量也在迅速增长。
需要指出的是，由于多媒体技术的普及，在实现办公自动化时，会出现多种类型
的电子文档。除了文字形式外，还有语音、数码影像等。语言处理技术可以把人类的

语言转化为语音信箱，并将其通过语音识别和语音合成进行在线传输。这是一种电子
文档。

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