Page 190 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

（二）关于电子文档的界定
面对来自不同来源的电子文档，如何更好地界定其含义，既是对其基本原理的探
讨，又是对其进行管理的现实需求。
1.出现“电子文件”的名称
“电子文件”这个名字的产生是由于人们对它的认知水平的提高而产生的，以前

它通常被称作“机器阅读文档”（也就是机器阅读文档）。
美国联邦统计部门在 1890 年首次使用了穿孔卡片和制表仪来处理这一年的一些
资料。美国的联邦政府机关在 1890 年至 1930 年间，也一直在使用机器和机读文档。

在 20 世纪 40 年代后期至 50 年代初期，由于电子电脑的出现，以及它在各联邦机关
的使用，机读资讯的数目逐渐增多。在接下来的 50 年里，随着信息技术和存储器技
术的发展，机读文档的种类越来越多。
“机读”文件是一种不同于传统纸张的文件的总结。早些时候，美国的罗佛斯认

为，脱离了机器，我们就不能读书，而不需要依靠机器来辅助。因为“微型电影需要
机械，但实际上是可以识别的”，而像穿孔卡和纸带这样的纸张，就不能再用来储存
了，因此，在罗佛斯看来，“机读文件”是一种很好的方式，可以用来表示磁性介质

文件。
但是，罗佛斯并不知道录音磁带也要靠机器阅读，因此，后来的人们就把穿孔
卡片、录音录像材料、计算机磁性介质材料等统称为机读文档。在 1980 年代后期之
前，国际档案委员会所制订的档案术语中，“机读文件”的定义是：“在一种载体
上，如磁盘、磁带或穿孔卡等，其内容只能由计算机读取。”这里的“机读”指的是

机械式的阅读，而不仅仅是电脑。
于丽娟教授从两者的工作环境、对档案工作的影响、二者的身份、引发的研究内
容、反映事物特点的深度等五个方面来探讨，指出“电子文件”的出现是“两个时代

的分界线”。于丽娟《机读档案与电子文件辨析》一书，可供读者参考，以加深对这
方面的理解。然而，中国的一些学者则认为，“电子文件”和“电子档案”也会和机
器阅读一样，仅仅是一个过渡词，归根结底还是要回归到诸如文件或者档案之类的基
础概念。

当前，在探讨和探讨电子文档的时候，除了以电子文档为主，而且由于讨论的对
象范围不同，也存在着少量的机读文档。此外，许多学者还采用了“虚拟文件”“数
字（Documents）”“数字记录（即将被翻译为记录”）等。关于“虚拟”的电子文
件，我们将在下面和“虚拟档案”一起讨论，其他的名字仅仅在称呼上稍有差别。

2.多种形式的电子文档定义
在国际档案委员会、各国档案主管机关及一般档案学者的研究下，出现了许多新

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