Page 67 - 现代档案管理与档案信息化

第二章 固定资产档案管理

产等大类，再在大类下细分具体类别，使凭证管理一目了然。
关联相关资料：将权属凭证与相关的合同、协议、审批文件、登记记录等资
料进行关联整理。例如，将房屋买卖合同、购房发票与房屋所有权证放在一起归

档，形成完整的资产权益证明文件包。通过这种方式，能够更全面地反映资产权
属的取得、变更过程，为后续的查询和使用提供便利。
（三）凭证存储
物理存储环境要求：对于纸质权属凭证，应选择干燥、通风、防火、防潮、

防虫、防盗的专用存储场所，如档案柜、档案室等。档案柜应使用防火、防潮
性能良好的材料制作，内部可设置隔板和抽屉，便于分类存放。档案室应安装
空调、除湿机等设备，控制温湿度在适宜范围内（温度 14℃ ~24℃，相对湿度
45%~60%），同时配备消防器材和监控设备，确保凭证存储安全。

电子凭证存储管理：随着数字化进程的推进，越来越多的权属凭证以电子形
式存在。电子凭证应存储在安全可靠的服务器或云存储平台上，定期进行备份，
备份数据应存放在不同的物理位置，防止数据丢失。采用加密技术对电子凭证进
行加密处理，确保数据传输和存储过程中的安全性。同时，建立严格的访问权限

控制机制，只有授权人员才能访问和下载电子凭证。
存储期限规定：根据相关法律法规和企业实际需求，确定权属凭证的存储期
限。一般来说，不动产、无形资产等重要权属凭证应长期保存；动产权属凭证可
根据资产使用年限和交易情况确定合理的存储期限。在存储期限届满前，应对凭

证进行鉴定，若仍具有保存价值，可适当延长存储期限；若无保存价值，则按照
规定程序进行销毁。
（四）凭证使用
使用申请与审批：建立严格的权属凭证使用申请和审批制度。使用人需填写

《权属凭证使用申请表》，注明使用原因、使用期限、使用方式等信息，经部门
负责人和相关领导审批同意后，方可领用凭证。例如，企业因资产抵押需要使用
房屋所有权证，使用人需提交详细的抵押申请和相关资料，经财务部门、法务部
门审核，企业管理层审批通过后，才能领取凭证。

使用登记与跟踪：对权属凭证的领用、归还情况进行详细登记，记录领用人、
领用时间、归还时间、凭证状态等信息。在凭证使用过程中，定期跟踪使用情况，
确保凭证按时归还且未被损坏或滥用。如发现凭证丢失、损坏等异常情况，应立

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