Page 68 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

即启动应急预案，采取补救措施。
复制与外借管理：严格控制权属凭证的复制和外借。确需复制凭证的，应经
审批后，在专人监督下进行复制，并对复制件进行编号和登记，注明复制用途和

使用期限。外借凭证时，需与借用人签订借用协议，明确双方权利义务，要求借
用人按时归还凭证，并保证凭证的安全和完整。
（五）凭证销毁
鉴定与审批：在权属凭证存储期限届满或因其他原因需要销毁时，应成立专

门的鉴定小组，对凭证进行鉴定，判断其是否仍具有保存价值。鉴定小组由档案
管理人员、法务人员、财务人员等组成，根据凭证的内容、用途、法律意义等因
素进行综合评估。经鉴定确无保存价值的凭证，需填写《权属凭证销毁申请表》，
经企业管理层审批同意后，方可进行销毁。

销毁方式与记录：选择安全、环保的销毁方式，对于纸质凭证，可采用粉碎、
焚烧等方式进行销毁；电子凭证应进行彻底的数据删除和存储介质销毁。销毁过
程应进行全程监督，并形成销毁记录，记录销毁时间、地点、参与人员、销毁凭
证清单等信息。销毁记录应长期保存，以备后续查询和审计。

三、权属凭证管理制度建设

（一）建立健全管理制度
企业或机构应制定完善的权属凭证管理制度，明确权属凭证管理的目标、原

则、职责分工、工作流程等内容。制度应涵盖凭证的收集、整理、存储、使用、
销毁等各个环节，确保管理工作有章可循。同时，定期对管理制度进行评估和修
订，根据实际情况和法律法规的变化，及时调整和完善制度内容。
（二）明确岗位职责

明确各岗位在权属凭证管理中的职责，确保责任落实到人。档案管理人员负
责凭证的日常收集、整理、存储和维护；使用部门人员负责及时提交凭证收集需
求和使用申请；审核人员负责对凭证的真实性、完整性和使用申请进行审核。通
过明确岗位职责，形成相互协作、相互监督的工作机制，提高权属凭证管理的效

率和质量。
（三）加强监督与考核
建立监督机制，定期对权属凭证管理工作进行检查和评估，检查内容包括管

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