Page 27 - 新时期档案工作理论与实践研究

第一章 档案学概念和理论基础

（二）档案利用模式
1. 档案工作现场利用工作前置
企业在提供现场档案资源查阅服务时，经常会发生因没有进行提前沟通而无

法查阅资料或者查阅人员过多，导致等候时间过长等现象。档案工作现场利用工
作前置，是指通过企业内部系统完成档案资源查阅预约以及审批流程，这样一来，
档案管理人员可以根据系统信息提前做好准备，确保查阅人员可以及时查阅到需
要的资料。同时，系统可设定单位时间内的查询人数，避免出现等待时间过长的

现象。此外，档案服务部门可以将系统信息作为根据合理安排工作时间，如有工
作变动，也可以通过系统发送通知，大幅度提升了查阅人员的服务体验，同时也
保证了档案部门的服务质量。

2. 档案应用实施远程服务
目前指纹验证技术以及人脸识别技术都已经成熟应用于各发展领域，在档案
管理工作实现数智化管理的前提下，电子档案服务可以利用人脸识别或者指纹识
别来确认身份，再通过网络系统进行层层审批，实现档案资源查阅者不用东奔西
走就可以顺利查阅到自己需要的档案资料。电子档案远程服务的实现促进了电子

档案利用效率的进一步提升。
3. 部门之间形成联盟协作模式
在企业档案管理数智化建设过程中，档案部门作为一个单独的个体通常会显
得格格不入。因此，档案管理部门应结合自身工作需要与相关部门形成联盟协作

关系，方便部门之间的沟通交流与信息共享。
（三）档案工作数智化模式
在当下的大数据时代，企业对于档案资源管理工作的数智化转型已变得刻不
容缓。数智化工作模式不仅是企业提升竞争力的关键，更是确保档案资源得以充

分利用和快速流通的必要途径。
实现数智化工作模式的首要步骤，便是确保资源内容的全面数智化。这意味
着我们需要将传统的纸质档案或其他形式的档案资源，通过一系列技术手段转化
为电子数据。这种转化不仅使得档案资源更易于存储和管理，更重要的是，它让

档案资源变得易于检索和查询。想象一下，当企业需要对某一特定项目或事件进
行回溯时，只需在数智化系统中输入关键词，便能迅速找到相关档案，这无疑大
大提高了工作效率。

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