Page 26 - 新时期档案工作理论与实践研究

Research on the Theory and Practice of Archival Work in the New Era
新时期档案工作理论与实践研究

二、企业档案管理实现数智化转型的关键要素

（一）档案资源建设模式
1. 改变档案资源建设后置工作模式

目前许多企业内的档案管理部门还在沿用传统的资源建设后置工作模式，也
就是档案资料经各个部门流转之后再进行归档，而这种工作模式往往会造成档案
资源杂乱无章、信息不全面等多样性问题，不符合档案管理的规定与要求。想要
解决这些问题，就要从根本上改变档案资源建设的后置工作模式，将档案资源管

理工作的重点移向前端，形成前端控制，也就是将档案资源建设工作安排在档案
资源形成初期。具体实施需要注意以下几方面：首先，档案管理人员要根据企业
文件形成特点制定档案资源归档范围表，并明确保管期限，奠定良好的档案资源
建设基础。其次，档案管理人员要以国家相关法律法规为基础，结合本单位的档
案管理工作需求，制定档案管理规范要求，确保档案管理工作的推进有章可循、
有据可依，时刻关注国家相关行业法律法规的变化及时对本单位的规章制度进行

调整与优化。最后，推进落实档案资源建设前端控制的一个有效方法便是部门立
卷。部门立卷方法可以充分体现出资源形成者与收集归档者的纽带作用，以此来
加强档案管理部门对档案资料归档的掌控能力，帮助企业提升档案资源建设的
效果。

2. 采用智能化归档模式
随着企业文件逐渐发展为电子化形式，电子文件的归档管理俨然成为企业档
案管理数智化建设的核心内容，电子档案的管理质量决定了档案资源管理的科学
性与档案资源利用的有效性，直接影响着数智化系统的运行效率。企业档案部门
想要实现智能化归档模式，在档案管理数智化建设初期就应介入，将预先设计好

的功能模块嵌入到资源系统当中，形成对电子档案的全生命周期管控，并在电子
档案的流转过程中做好原始数据的保存和过程信息的记录，从而确保电子档案的
真实性与完整性，与此同时，实现档案资源的前端控制和智能化归档。
3. 搭建大数据平台

积极建立大数据平台是档案管理模式发展的必经之路，利用大数据管理平台
可以将企业内部的各个子系统进行整合，并将形成的电子档案进行统一管理，便
于各个子系统的信息数据共享。这样做有效弥补了档案管理系统与各系统之间传
统对接方式中成本高、耦合性强等缺陷。

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