Page 14 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种
专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理
系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工
作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但

其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个
阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，
也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为
一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是

档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济
利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开
放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种
性质。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，
便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机
构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是
从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；二是从质量上要保持档案的有机联系，

不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身
不受损坏，尽量延长档案的寿命；二是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗
窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标
准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以

维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。
档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学
能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工
作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有

长远的、历史的意义。
（三）主要步骤
首先，档案管理单位规范。企业单位管理档案要科学地归类、排列、编目，
每一卷都要建立一个完整的宗卷，记载档案单位和档案的变化。文件排列以全宗

为单位，按不同保管期限排列，做到排出整齐。注册统计规范：规范管理单位的
档案要有登记、统计制度，对档案的接收、转移、整理、鉴定、销毁、使用等要

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