Page 237 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第八章 企业档案数字化建设

的选择，应在保证扫描的图像清晰可读前提下，以尽量减小存储容量为准则。提
供网络查询的扫描图像，也可存储为 CEB、PDF 或其他版式文件格式。
（2）图像文件的命名
应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字档案资源命

名的，若以卷为单位整理，按 DA/T13—1994《档号编制规则》编制档号，推荐
增设档案门类代码作为类别号的子项；若以件为单位整理，档号可采用“全宗号—
档案门类代码c年度—保管期限—机构（问题）代码—件号c子件号”结构。
5. 目录建库

（1）数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能直接或间接通过
XML 文档进行数据交换。该数据库建立可以通过专用的档案管理系统或扫描加
工管理软件录入，也可以先在 EXCEL 专门设计的档案目录表格中录入，然后将

数据导入至档案管理系统。
（2）档案著录
按照 DA/T18—1999《档案著录规则》的要求进行著录，建立档案目录数据库，
并录入档案目录数据。

（3）目录数据质量检查
为了确保数据的准确性，可采用“单机录入—人工校对”或“双机录入—计
算机自动校对”的方法。不管是人工校对还是计算机校对，都要核对著录项目是
否完整，著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

6. 数据挂接
（1）汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像文件，通过质检环节确认合
格后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。目录数据库与图像文件应避免采

用既慢又容易出错的人工挂接，尽量采用计算机批量自动挂接。只要扫描制作的
数字化文件是按纸质档案的档号命名，就可以通过编制挂接程序或借助相应软件，
实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实
现批量、快速挂接。

（2）数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多

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